Những sai lầm khi viết văn kiện tiếng Anh thương mại

Bạn được sếp giao cho công việc viết văn kiện thương mại? Bạn chưa biết phải lưu ý những gì trong văn kiện tiếng Anh thương mại?

Trong điều kiện nền kinh tế giao thoa giữa các nước, tiếng Anh trở thành ngôn ngữ được dùng trong hầu hết các thương vụ kinh doanh quốc tế. Vì vậy, nếu bạn làm trong lĩnh vực này cần phải biết cách viết văn kiện tiếng Anh thương mại. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu và tránh những sai lầm khi viết văn kiện tiếng Anh thương mại.

Xem thêm:

Những sai lầm khi viết văn kiện tiếng Anh thương mại
Những sai lầm khi viết văn kiện tiếng Anh thương mại

1. Diễn đạt dài dòng

Đa số người Việt khi viết văn kiện thương mại bằng tiếng Anh đều mắc phải lỗi diễn đạt dài dòng. Việc cố sử dụng các từ ngữ dài ngoằng sẽ gây ra sự lộn xộn về ý nghĩa, tệ hơn nữa, điều này còn gây ra ấn tượng xấu cho người đọc. Đối tác sẽ nghĩ bạn đang cố khoa trương khả năng ngôn từ của bạn chứ không phải cố gắng truyền đạt những thông tin quan trọng hữu ích.

Muốn tránh khỏi sự dài dòng văn tự thì bạn hãy tham khảo nguyên tắc KISS (Keep it short and Simple).

Ví dụ thay vì nói “I should be grateful”, hãy dùng từ “Please” như sau:

  • I should be grateful if you can deliver on time (long).
  • Please deliver on time (Short and simple).

Ngoài ra, bạn hãy lựa chọn từ ngắn nhất trong các từ đồng nghĩa để viết. Ví dụ các cặp từ đồng nghĩa sau:

  • Buy – Purchase.
  • Try – Endeavour.
  • Start – Commence.
  • End – Terminate.

2.  Không dùng các cách diễn đạt lỗi thời.

  • I would like to bring to your attention and I am writing to advise you have been.
  • Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and persual, with reference to your above mentioned order
  • Further to you telecon today between your goodself and the undersigned

Những câu nói trên đây được khuyên là không nên dùng vì đó là những câu lỗi thời. Để hiểu các câu nói sau, người đọc hoặc khách hàng phải tra từ điển, cố gắng phân tích để hiểu rõ nội dụng của nó. Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ kiên nhẫn để tìm hiểu những câu nói của bạn, họ sẽ bỏ qua là thư/ đơn của chúng ta.

Bạn nên thay đổi cách viết lỗi thời như sau:
We refer to your letter of 21st October
->  Thank you for your letter of 21 October

As spoken in our telecon today
-> Thank you for calling me this morning
Please revert to me soonest possible.
-> I hope to hear f-rom you soon.

Should you require further classification, please do not hesitate to contact the undersigned
->  Please give me a call on 28247744 if you have any question.

3. Dùng thể bị động quá nhiều

George Orwell đã từng nói:”Never use the passive where you can use the active“. Có nghĩ là Không bao giờ sử dụng thể bị động khi bạn có thể dùng thể chủ động. Chúng ta chỉ sử dụng câu bị động trong các trường hợp tế nhị hoặc một khi người viết muốn đề cao kết quả của hành động chứ không quan tâm ai là người làm, hoặc ai chịu trách nhiệm cho hành động đó. Vì thế, nếu chúng ta lạm dụng câu bị động trơn văn kiện thương mại sẽ làm lu mờ đi chủ thể, trách nhiệm cá nhân. Mà đây là một điều rất quan trọng trong văn kiện thương mại. Vậy nên các bạn nên cân nhắc và cố gắn sử dụng câu chủ động càng nhiều càng tốt nhé.

Ví dụ:

Arrangements have been made for a repeat order to be dispatched to you immediately.

  •  I’ve arranged for a repeat order to be sent to you today.

The cause of your complaint has been investigated.

  •  I have looked into this matter.

The Seminar will be conducted by Andria Chan.

  •  Andrian Chan will conduct the Seminar.

Vậy là chúng ta đã cùng đi qua những lưu ý khi viết văn kiện thương mại tiếng Anh. Bây giờ bạn đã biết cần phải bắt đầu viết văn kiện thương mại tiếng Anh như thế nào chưa? Hãy nghĩ về mục đích của văn kiện, nghĩ về cảm nhận của người đọc nhé!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bài viết liên quan