Thư tín thương mại tiếng Anh và 3 quyết định quan trọng

Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng nhận thấy, học cách viết thư tín thương mại tiếng Anh đòi hỏi nhiều kĩ năng hơn việc học cách thông thường.

Người viết cần nắm vững không chỉ các hình thức và cách tổ chức của một lá thư thương mại mà còn cả việc áp dụng văn phong và ngữ điệu phù hợp cho bài viết.

Vì thế, trước khi bắt đầu viết một lá thư tiếng Anh thương mại bạn nên xem xét kĩ lưỡng ba bước quan trọng trong bài viết dưới đây.

1. Giới thiệu chung về thư tín thương mại

Thư tín thương mại trong giao thương đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện, được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Hiện nay, hầu hết các thư tín thương mại đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ.

Giới thiệu chung về thư tín thương mại
Giới thiệu chung về thư tín thương mại

Thư tin thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết hoặc chính là đại diện hình ảnh của một công ty. Khi bạn giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp.

NHẬP MÃ UNIA5TR - GIẢM NGAY 5.000.000đ HỌC PHÍ KHÓA HỌC TẠI IELTS VIETOP

Vui lòng nhập tên của bạn
Số điện thoại của bạn không đúng
Địa chỉ Email bạn nhập không đúng

Ngược lại nếu việc giao tiếp qua thư tín không hiệu quả sẽ gây ra nhiều vấn đề, dẫn đến hiểu nhầm, chậm trễ trong việc kinh doanh cũng như mỗi quan hệ giữa các cá nhân và tập thể.

Do vậy bạn cần nắm được những thông tin cơ bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.

2. Các loại thư tín thương mại cơ bản

Xét về các bước trong giao dịch thương mại, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:

Các loại thư tín thương mại cơ bản
Các loại thư tín thương mại cơ bản
  • Enquiry (Thư hỏi hàng)
  • Reply to enquiry (Thư trả lời thư hỏi hàng)
    • Quotation (Thư báo giá)
    • Offer (Thư chào hàng)
  • Order (Thư đặt hàng)
  • Complaint (Thư khiếu nại)
  • Reminder (Thư nhắc nợ)

Bên cạnh đó, còn rất nhiều loại thư tín khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.

3. Bố cục của thư tín thương mại tiếng Anh

Bố cục của thư tín thương mại tiếng Anh
Bố cục của thư tín thương mại tiếng Anh

Bố cục của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như bảng bên dưới:

Địa chỉ người gửiBregade 51                                DK 1260 Copenhagen KDENMARK
Ngày thángMay 24th 2020
Địa chỉ người nhậnCompuvision LtdWarwick HouseWarwick StreetForest HillLondon SE29 1JFUK
Dòng lưu ý For the attention of the Sales Manager
Lời chào Dear Sir or Madam
Nội dung lá thư Please would you send me details of your DVD video systems.
I am particularly interested in the Omega range.
Phần kếtYours faithfully 
Chữ kíB. Kaseen(Ms) B.Kaseen
(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)

Địa chỉ người gửi

Địa chỉ của người gửi thường được đặt ở phía góc bên phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ của người gửi ở góc bên trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng với cách sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ của người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng).

Ngày/ tháng/ năm

Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ của người gửi và cách một dòng. Trong trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thì thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số. 

Ví dụ:

Khi viết 01/02/2022, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày 1 tháng 2 năm 2022 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày – tháng – năm. Nhưng trong Anh – Mỹ lại hiểu là ngày 2 tháng Một năm 20202 trong Anh – Mỹ vì họ quy định thứ tự là tháng – năm – ngày

Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Ví dụ như 1st January có thể viết là 1 January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ như 1 February hay February 1.

Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt của bức thư.

Địa chỉ người nhận

Được viết dưới dạng địa chỉ người gửi và được căn lề trái. Nếu như người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ.

Ví dụ: Mr.Nam Nguyen. 

Nếu người gửi không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),…

Thậm chí người viết còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ty.

Ví dụ: Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing),…

Trong trường hợp người gửi không biết gì về công ty, không biết người/ phòng ban cần gửi một cách chính xác, người viết chỉ cần viết tên của công ty. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ công ty, thứ tự của địa chỉ nên trình bày như sau:

  • Tên của tòa nhà
  • Số của tòa nhà, tên đường
  • Tên thành phố và mã bưu chính
  • Tên quốc gia

Dòng lưu ý

Được viết ở phía sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý này sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường được tính bảo mật của lá thư hơn. 

Ví dụ: For the attention of the Sales Manager

Lời chào

 AnhMỹ
Trang trọng (Gửi tới người chưa rõ đích danh)Dear Sir (Người đàn ông chưa rõ tên)
Dear Madam (Người phụ nữ chưa rõ tên)
Dear Sir or Madam/ Dear Sir/ Madam (Giới tính chưa rõ)
Dear Sirs (Tới phòng ban hoặc cả công ti)
Dear Sir: Gentlemen
Ít trang trọng hơn (Gửi tới người đã rõ đích danh)Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ
Dear + tên
Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ
Dear + tên

Nội dung của bức thư

Nội dung này sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng bằng tiếng Anh, hỏi hàng, …)

Ví dụ đối với thư đặt hàng bằng tiếng Anh:

  • We thank you for your offer No. 303 and have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:
  • Commodity: Rush mats
  • Quality and specifications: as per attached specifications and designs
  • Quantity: 5000 pieces
  • Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing
  • Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, 20 pieces in one bale an marked …
  • Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…
  • Payment: by irrevocable L/C and confirmed by London Commercial Bank opened 15 days prior to the first shipment. The goods are required to be insured under “All risks” term form warehouse in VN to warehouse in Hamburg.
    Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.
    We look forward to receiving your soon reply.
  • Blocked style (Viết không thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng) được sử dụng phổ biến nhất. 

Đối với bức thư đặt hàng này, người viết đã chỉ ra các thông tin cần thiết cho đơn đặt hàng của mình như: Tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá cả, cách thức thanh toán, số lượng hàng giao…

Lời kết

Bắt đầuKết thúc
Dear Sir. Dear Sir, Dead Madam, Dear Sir/ MadamYours faithfully
Dear Mr/Mrs + tênYours sincerely
  • Lá thư với người bạn thân thiết có thể kết với từ “Best wishes”
  • Người Mỹ kết thư trang trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này lại không phổ biến trong thư tín của người Anh.
  • Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không.
  • Lời kết thường căn lề trái.

Chữ kí

Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết thư và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư.

Ngoài ra còn có các phần như:

Tiêu đề thư

Tiêu đề thư được viết trên cùng của bức thư, ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại… 

Ví dụ: 

FOOTSTEP PRODUCTIONS LTD

8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom

Telephone: 071-836-990

Đính kèm

Nếu như bức thư có tài liệu đính kèm, ở phần cuối thường được viết “Enc.” hoặc “Encl.”

Số liệu của tài liệu cũng có thể được liệt kê.

Ví dụ:

Encl. Order no.123

Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies)

Per pro

Từ Per pro được viết tắt là P.P có nghĩa là đại diện, thay mặt cho ai đó, và được sử dụng khi trợ lí/ nhân viên cấp dưới kí đại diện cho giám đốc/ người cấp trên của họ.

Per pro xuất hiện trong phần chữ kí.

Xem thêm các bài viết liên quan:

4. 3 bước quan trọng trong thư tín thương mại

Bước 1: Xác định nội dung bức thư cần truyền tải là gì vì mỗi bức thư tiếng Anh Thương mại thường mang một ý đồ riêng của người viết như:

3 bước quan trọng trong thư tín thương mại
3 bước quan trọng trong thư tín thương mại
  • Đặt hàng sản phẩm (Product order)
  • Yêu cầu thông tin (Request for information)
  • Thư thảo luận về ý tưởng, vấn đề và các giải pháp hợp lý (E-mail discussion about ideas, problems, possible solutions)
  • Báo cáo hoặc phân tích thông tin (Report or analysis of information)
  • Thông báo điều lệ (Policy announcement)
  • Báo cáo tiến độ (Progress report)
  • Đề xuất (Proposal)
  • Khuyến nghị (Recommendation)
  • Báo cáo chính thức (Formal report)

Bước 2: Lựa chọn hình thức viết thư phù hợp với nhiệm vụ và tình huống thực tế.

  • Letter
  • E-mail
  • Fax
  • Memo
  • Formal report
  • Slide presentation

Bước 3: Lựa chọn nội dung (content), ngữ điệu (tone) và văn phong (style) thích hợp.

Lựa chọn “cách” bạn viết cũng quan trọng không kém “những gì” bạn viết. Sau đây là một số điểm người viết cần lưu ý:

  • Mối quan hệ người viết – Người đọc (Relationship of writer and reader)
  • Văn phong và kì vọng của người đọc (Style and reader’s expectation)
  • Chọn lựa ngôn ngữ đặc thù (Specific language choices)
  • Mức độ trang trọng cần thiết (Level of formality needed)
  • Lượng và loại thông tin (Amount and type of information)

5. Một số mẫu về thư tín trong thương mại

Một số mẫu về thư tín trong thương mại
Một số mẫu về thư tín trong thương mại

Mẫu thư số 1

To,

Jackson Brothers.

3487 23rd Street

New York, NY 120009

September 23, 2010.

Dear Kenneth,

With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization.

If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines.

Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon.

Yours Sincerely

Max A. Webster.

(Marketing Manager)

Mẫu thư số 2

From:

Robert Lake

1327 Euclid Avenue

Guadalupe, CA 93434

January 11, 2011

To:

Samurai Industry

3645 John Daniel Drive

Jefferson City, MO 65101

Dear Sir

RE: Business Inquiry

I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers.

I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season.

I would be extremely delighted if you could furnish me with more information on the type of design, colour and functionality based on my budget of $250.00. I would like to know the availability of product MD3940 as advertised on your leaflet.

I look forward to hearing from you on my enquiry soon.

Yours sincerely,

Robert Lake

Việc viết thư tín Thương mại tiếng Anh tuy không quá phức tạp nhưng yêu cầu người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc để thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết nói riêng và cả công ty nói chung.

Unia hy vọng với bài viết này các bạn sẽ rút kinh nghiệm và hoàn chỉnh một văn thư để gửi đi nhé. Chúc các bạn thành công!

Học thử ielts

Bình luận