Email hiện nay là phương thức liên lạc phổ biến trong công việc. Việc viết mail không chỉ nhằm mục đích trao đổi thông tin mà còn đánh giá được khả năng làm việc của một người. Vậy bạn đã bao giờ tự hỏi phải viết email như thế nào chưa?
Cách viết Email bằng tiếng Anh không hề khó nhưng vẫn phải luyện tập nhiều để tăng tính chuyên nghiệp cho nội dung viết. Hãy cùng Unia.vn đọc bài viết này để có thể hạn chế được những lỗi thường gặp khi viết Email tiếng Anh và cách khắc phục.
Nội dung chính
1. Thiếu tiêu đề mail
Đây là lỗi sai nghiêm trọng nhất trong cách viết email tiếng Anh. Đối với người nhận, khi mỗi ngày trong hộp thư có đến hàng trăm email, tiêu đề mail giúp họ nắm được thông tin chung: Email liên quan đến vấn đề gì. Nhờ đó người nhận có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các mail cần đọc và giải quyết trước.
Do vậy, người viết mail luôn luôn có tiêu đề cho email của mình và nên lưu ý:
- Tiêu đề phải ngắn gọn, không dài dòng.
- Tiêu đề phải nêu lên nội dung chính của email (sự kiện, vấn đề, mục đích, thời gian (nếu có)). Ví dụ: Monday meeting rescheduled hoặc Job application: Copywriter
- Hạn chế ghi cả câu dài hoặc chèn vào các từ không quan trọng.
Ví dụ: We need to reschedule our meeting on Monday hoặc I want to apply for the copywriter position.
2. Thiếu hoặc sử dụng câu chào mở đầu email
Lỗi sai mà nhiều người hay gặp có liên quan đến câu chào hỏi chưa chính xác (Dear Mr. Join, Good morning Sam). Người viết email thường sai ở:
- Thiếu câu chào.
- Sử dụng câu chào không chính xác: Không ghi rõ người nhận, sai tên người nhận hoặc sử dụng câu chào quá thân mật.
Câu chào mở đầu email được xem là một phần quan trọng trong email, giúp người viết tạo thiện cảm đầu tiên với người nhận. Vì vậy bạn luôn phải có câu chào đúng trong email của mình.
Hi [tên người nhận],/ Dear [tên người nhận]: Đây là hai cách chào phổ biến và phù hợp nhất trong email. Dear mang nghĩa trang trọng hơn so với Hi.
Ngoài ra, để tăng sự trang trọng khi viết email cho khách hàng, cấp trên hoặc khi lần đầu tiên viết mail cho người nhận, người viết có thể sử dụng Mr./ Mrs./ Ms. [họ người nhận]
Những cách chào hỏi cần tránh:
- To whom it may concern,/ Dear Sir or Madam,: Những cách chào hỏi chỉ ghi những thông tin chung chung sẽ gây ấn tượng xấu đối với người nhận, họ sẽ nghĩ rằng bạn chưa thật sự tìm hiểu kĩ thông tin về người nhận email. Vì vậy, trước khi gửi email, bạn nên đầu tư tìm hiểu kỹ tên người mình sẽ gửi email tới. Trong trường hợp hiếm không thể tìm thấy thông tin, người viết có thể sử dụng chức vụ hoặc phòng ban của người nhận. Ví dụ: Dear hiring manager, hoặc Dear the customer service department,
- Hey!/ Hi [nickname],: Đây là những cách chào quá thân mật, thường sẽ bị xem là suồng sã, thiếu tôn trọng người nhận.
Ngoài ra, người viết cũng cần chú ý, tránh sai tên và giới tính của người nhận trong câu chào.
3. Viết sai chính tả
Những lỗi chính tả sẽ khiến văn bản của bạn trở nên “mất điểm” vì thiếu chuyên nghiệp.
Từ “receive” trong câu dưới đây đã bị viết sai:
“We didn’t expect to recieve so many orders this year.”
Bạn có thể tránh lỗi này bằng cách bật chức năng kiểm tra chính tả có sẵn trong máy tính. Tốt hơn hết, hãy luôn kiểm tra email tiếng Anh cẩn thận trước khi nhấn Gửi.
Cách sửa:
“We didn’t expect to receive so many orders this year.”
Ngoài ra bạn có thể xem thêm:
- Deal lương thành công với mẫu câu đàm phán lương tiếng Anh sau
- Hướng dẫn các bước viết email cung cấp thông tin bằng tiếng Anh
- Hướng dẫn viết thư cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh
4. Nhầm lẫn giữa danh từ số ít và số nhiều
Trong khi viết nội dung bằng tiếng Anh, vẫn còn rất nhiều người mắc phải lỗi sử dụng sai “danh từ số ít”, “danh từ số nhiều”. Nên nhớ rằng không thể khiến các danh từ không đếm được (số ít) trong tiếng Anh thành số nhiều khi thêm “s”.
Ví dụ:
- All the informations you need for the test are in this USB.
Cách sửa:
- All the information you need for the test is in this USB.
5. Dịch trực tiếp từ tiếng Ta qua tiếng Tây
Đây là một lỗi rất rất rất phổ biến với những người học tiếng Anh khi dịch trực tiếp tiếng mẹ đẻ qua tiếng Anh khi nói hoặc viết với người nước ngoài.
Họ nghĩ bằng ngôn ngữ của mình và sau đó dịch thẳng suy nghĩ của mình sang tiếng Anh từng từ một. Kết quả là, văn bản họ viết ra sẽ được viết phần lớn theo cấu trúc tiếng mẹ đẻ của họ, thay vì đúng ngữ pháp tiếng Anh.
Ví dụ vui nổi tiếng ở Việt Nam là cụm từ “no star where” để nói “không sao đâu” bằng tiếng Anh.
Hãy nhớ kỹ là mọi ngôn ngữ đều có các quy tắc ngữ pháp và cấu trúc riêng. Không có hai ngôn ngữ nào giống nhau đâu nhé. Nếu bạn áp dụng ngữ pháp ngôn ngữ của bạn sang tiếng Anh, câu cú sẽ nghe rất lạ và người đọc có thể hiểu sai thông điệp của bạn.
Nhìn qua một ví dụ đơn giản, bạn có thể nói câu này khi tan sở:
- I’m going home now.
Dịch từng từ sang tiếng Việt có thể khá đúng:
- Tôi về nhà bây giờ.
Nhưng nếu dịch từng từ sang tiếng Hàn thì nó sẽ như thế này:
- I now home go. (Tôi bây giờ nhà đi).
Hoặc dịch từng từ sang tiếng Nhật sẽ là:
- Now house return. (Bây giờ nhà quay lại).
Bạn có thấy được các câu sẽ khác nhau như thế nào nếu dịch từng từ một sang các ngôn ngữ khác không? Để tránh trường hợp như vậy, bạn nên tập suy nghĩ bằng tiếng Anh trước khi viết ra thành tiếng Anh.
6. Sử dụng sai thì trong tiếng Anh
Trong tiếng Anh, các thì trong tiêng Anh đóng vai trò rất quan trọng, giúp người đọc/ nghe xác định được khoảng thời gian của một sự việc được đề cập đến. Vì tiếng Việt không có các “thì” nên những bạn học tiếng Anh phải chú ý hơn trong việc sử dụng chúng trong việc nói và viết.
Thường chỉ dùng một thì cho một câu, khi nào có những từ như “when”, “before”, after” thì các thì trong câu mới thay đổi.
Ví dụ:
- “The manager is (present) not here today because his son was (past) feeling unwell.” (Người viết đã thay đổi thì trong câu).
Cách sửa:
- “The manager is (present) not here today because his son is (present) feeling unwell.”
7. Thiếu mạo từ a, an và the
Trong tiếng Việt không hề có khái niệm về mạo từ, nên trong khi sử dụng tiếng Anh sẽ dễ bỏ quên các mạo từ này.
Chức năng của 3 mạo từ này trong tiếng Anh: “The” chỉ một danh từ xác định, “a” và “an” chỉ một danh từ không thể xác định. Cần chú ý để sử dụng mạo từ vào Email nhé
Ví dụ:
- “He is brand manager who works with us in this company.”
Cách sửa:
- “He is the brand manager who works with us in this company.”
Trên đây là những lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh và cách khắc phục. Nhớ là phải tránh hết tất cả các lỗi vừa được liệt kê nhé. Nếu không, ngoài việc email của bạn không được chuyên nghiệp, nó còn khiến cho người khác không hiểu bạn đang muốn nói gì luôn đấy. Unia.vn chúc bạn may mắn!
