Viết email là một kỹ năng cực kỳ quan trọng dù đi học hay đi làm. Đây là cách để bạn có thể giao tiếp và trao đổi với thầy cô về những thắc mắc liên quan đến học tập. Vì vậy, khi viết mail, bạn cần chăm chút thật kỹ, đảm bảo nội dung rõ ràng, dễ hiểu. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu thì hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây để Unia hướng dẫn bạn cách viết mail cho thầy cô chuẩn nhất nhé!
Nội dung chính
Khi nào sinh viên cần viết mail cho thầy cô?
Trong quá trình học tập, chắc chắn bạn sẽ không tránh khỏi việc viết mail cho thầy cô để hỏi về nhiều vấn đề khác nhau. Một số trường hợp sinh viên gửi mail cho thầy cô như sau:
- Hỏi về thông tin lớp học, tài liệu học vấn
- Liên hệ hỗ trợ giải đáp, tư vấn
- Thắc mắc về điểm số, chương trình học
- Xin phép vắng/đi trễ
- Nộp bài tập/báo cáo
Hướng dẫn cách viết mail cho thầy cô
Bước 1: Tạo ấn tượng tốt ban đầu
Đối với thầy cô là những người lớn hơn, khi viết mail, bạn cần thể hiện thái độ tôn trọng, lễ phép, cần tạo ấn tượng tốt với thầy cô ngay từ tiêu đề mail. Trước khi hỏi, bạn cần kiểm tra lại nội dung mình hỏi có câu trả lời trên mạng hay ở giáo trình chưa.
Khi hỏi, bạn cần chú ý những điểm sau để “ghi điểm” trong mắt thầy cô:
- Sử dụng email sinh viên hoặc email cá nhân có tên thật của mình.
- Viết tiêu đề ngắn gọn, dễ hiểu, đi thẳng vào nội dung chính.
- Mở đầu nội dung mail bằng lời chào hỏi.
Bước 2: Soạn thảo nội dung email
Tiếp theo, khi đã chuẩn bị xong phần mở đầu, bạn bắt tay vào phần nội dung
Nhắc giảng viên nhớ bạn là ai
Giảng viên có rất nhiều sinh viên, học sinh nên họ không thể nào nhớ được bạn là ai. Vì vậy, trước tiên, hãy giới thiệu bản thân mình. Bạn là ai? Học lớp nào? Ngành nào? Để giảng viên có thể nhớ về bạn.
Tránh lạc đề
Một số sinh viên khi viết mail cho thầy cô thường viết rất dài, không đi vào trọng tâm. Điều này làm mất nhiều thời gian và gây khó khăn cho người đọc. Thay vào đó, bạn đã hệ thống lại những nội dung mình muốn thắc mắc hay cần trao đổi, sắp xếp các ý theo thứ tự từ quan trọng đến ít quan trọng nhất. Nếu có thể, hãy viết theo dạng liệt kê từng ý. Mỗi ý là một gạch đầu dòng, ngắn gọn xúc tích để thầy cô có thể dễ hiểu và dễ trao đổi hơn.
Viết thành những câu hoàn chỉnh
Vì đây là email học tập, cần trang trọng nên không giống như gửi tin nhắn cho bạn bè trên mạng xã hội. Do đó, từng lời văn, câu chữ trong email cần phải hoàn chỉnh, có đầu đuôi, chủ ngữ, vị ngữ để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Tập trung vào giọng điệu
Là học sinh, khi gửi mail cho thầy cô, bạn cần phải giữ tone giọng lễ phép, thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp. Tránh dùng các biểu tượng cảm xúc khi mới bắt đầu trò chuyện. Sau thời gian lâu dần, khi cả bạn và thầy cô đã bắt đầu hiểu và thoải mái với nhau hơn thì có thể trò chuyện một cách thân mật hơn.
Thể hiện yêu cầu một cách lịch sự
Vì là vai nhỏ hơn nên cần phải sử dụng lời văn một cách khéo léo. Nhiều học sinh thường mặc định rằng việc trả lời những câu hỏi của học sinh là trách nhiệm của giảng viên nên đã đòi hỏi rất nhiều điều từ họ. Điều này hoàn toàn không đúng và tạo ấn tượng không tốt với thầy/cô của mình.
Thay vào đó, bạn có thể đưa ra vấn đề như một lời thỉnh cầu mà giảng viên có thể trả lời hoặc không. Cách này vừa giúp bạn thể hiện được sự tôn trọng với thầy cô, vừa tỏ ra mình là người có văn hóa và ý thức trong học tập.
Xem thêm:
Sử dụng dấu chấm câu thích hợp
Nhiều bạn sinh viên khi viết văn thường bỏ qua các dấu câu. Nếu chỉ đơn thuần để trò chuyện với bạn bè thì điều này không quá quan trọng. Tuy nhiên, đối với thầy cô, người có trình độ học thuật cao, chú trọng vào sự chuyên nghiệp nên bạn cần đảm bảo thực hiện tốt về cách sử dụng dấu chấm câu thích hợp
Viết rõ ràng các từ
Hiện nay, việc sử dụng từ viết tắt và ngôn ngữ chat trở nên phổ biến trên mạng và trong các cuộc trò chuyện hàng ngày với bạn bè. Tuy nhiên, khi viết email, đặc biệt là khi gửi email cho giáo viên hoặc trong ngữ cảnh chuyên nghiệp, bạn nên tránh sử dụng “teencode” và viết tắt.
Điều này có nghĩa là bạn nên viết các từ một cách đầy đủ và đúng ngữ pháp, thay vì sử dụng từ như “rùi” thay cho “rồi” hoặc “ko” thay cho “không,” cũng như tránh sử dụng ngôn ngữ chat. Bằng cách này, bạn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong giao tiếp văn bản với giáo viên. Đừng quên kiểm tra chính tả kỹ càng trước khi gửi email.
Bước 3: Hoàn tất email
Chỉ ra hành động mà bạn muốn giáo viên thực hiện
Khi viết email, nhiều người thường rơi vào tình trạng kể rất nhiều, nêu ra rất nhiều vấn đề nhưng họ lại quên chỉ ra rằng người nhận mail sẽ phải làm gì tiếp theo, họ sẽ giúp bạn ở phần nào. Vì vậy, hãy chú ý chỉ rõ ra điều bạn mong muốn được thầy cô hỗ trợ ra ở mail nhé!
Đọc lại toàn bộ thư nhằm kiểm tra ngữ pháp
Trước khi nhấn nút gửi, hãy dành khoảng 1 – 2 phút để kiểm tra lại toàn bộ nội dung, lỗi chính tả, ngữ pháp để thầy cô có thể nhận mail và đọc một cách dễ hiểu nhất. Tránh dùng các từ ngữ phức tạp, dễ gây hiểu lầm.
Nhìn lại email dưới quan điểm của giảng viên
Đừng quên đặt mình vào vị trí của giảng viên để xem email này có thực sự khiến bạn hài lòng không. Nếu là giảng viên, bạn có cảm thấy khó chịu về nội dung hay hình thức trình bày hay không. Những nội dung đặt câu hỏi trong mail có thể tự tìm kiếm trên mạng không hay bắt buộc phải cần sự hỗ trợ của thầy cô.
Kết thúc email bằng một lời chào
Cuối cùng, đừng quên để lại một lời chào và lời chúc sức khỏe đến thầy cô. Đây là cách giúp bạn trở nên khéo léo, tinh tế hơn và đặc biệt là tạo ấn tượng tốt với giáo viên của mình đó!
Xem thêm:
Những lưu ý quan trọng khi viết mail cho thầy cô
Khi viết mail cho thầy cô, bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Ghi tiêu đề email rõ ràng, đúng trọng tâm
- Kiểm tra nội dung mail thật kỹ trước khi gửi
- Gửi đúng thông tin giảng viên (nên cc hay bcc thầy cô nào khác,…)
- Sử dụng những từ ngữ trang trọng, thể hiện sự lễ phép
- Không nên gửi quá nhiều email cùng một lúc
- Nêu rõ những thắc mắc và vấn đề đang mắc phải, cần hỗ trợ gì.
Các mẫu email tham khảo
Mẫu email 1
Subject: Kính gửi giảng viên Trần Văn A trưởng ngành Thương Mại Điện Tử Trường CĐ FPT Polytechnic
Em tên là: Nguyen Thi B
Mã số sinh viên: xxxxxx
Lớp: DM17320
Khóa: K17
Hiện tại em có hai vấn đề thắc mắc muốn hỏi các thầy:
Câu hỏi thứ 1, hiện tại, em đang có ý định làm đồ dự án tốt nghiệp hệ Cử nhân chuyên ngành TMĐT. Tuy nhiên, em vẫn chưa đăng ký môn học Kỹ thuật phân tích và tổng hợp. Theo nguyên tắc, môn học này cần được hoàn thành trước khi đăng ký dự án tốt nghiệp. Vì thế em không thể đăng ký môn học này và dự án tốt nghiệp trong cùng một học kỳ. Em muốn hỏi là liệu có cách nào để em hoàn thành cả 2 môn học này trong một học kỳ để tốt nghiệp đúng hạn được không ạ?
Câu hỏi thứ 2 là, theo chương trình đào tạo, sinh viên thực tập vào học kỳ 7 song song với việc làm dự án tốt nghiệp, em có thể thực tập trong kỳ 6 này được không ạ?
Em xin cảm ơn!
Chúc thầy cô nhiều sức khỏe.
Người gửi,
Nguyễn Thị B
Mẫu email 2
Subject: [HK12.3A] Gặp cô trao đổi trực tiếp về thông tin học tập
Message:
Chào cô ….,
Em tên là ….
Em có vài thắc mắc về việc học thêm văn bằng 2 tại trường mình. Em xin phép được trao đổi trực tiếp với cô vào lúc 15h00 ngày hôm nay tại CS3 Tản Viên để có thể giải đáp chi tiết hơn về chương trình đào tạo của trường mình ạ.
Cảm ơn cô,
Chúc cô nhiều sức khỏe.
Người gửi,
xxxxxx
Như vậy, qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ cách viết mail cho thầy cô sao cho chuyên nghiệp và rõ ràng nhất. Hy vọng những chia sẻ trên đây của Unia có thể giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với thầy cô của mình nhé!
