Trong điều kiện nền kinh tế giao thoa giữa các nước, tiếng Anh trở thành ngôn ngữ được dùng trong hầu hết các thương vụ kinh doanh quốc tế. Vì vậy, nếu bạn làm trong lĩnh vực này cần phải biết cách viết văn kiện tiếng Anh thương mại.
Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu và tránh những sai lầm khi viết văn kiện tiếng Anh thương mại. Cùng Unia tìm hiểu nhé!
Nội dung chính
Những sai lầm khi viết văn kiện tiếng Anh thương mại
1. Diễn đạt dài dòng
Đa số người Việt khi viết văn kiện thương mại bằng tiếng Anh đều mắc phải lỗi diễn đạt dài dòng. Việc cố sử dụng các từ ngữ dài ngoằng sẽ gây ra sự lộn xộn về ý nghĩa, tệ hơn nữa, điều này còn gây ra ấn tượng xấu cho người đọc.
Đối tác sẽ nghĩ bạn đang cố khoa trương khả năng ngôn từ của bạn chứ không phải cố gắng truyền đạt những thông tin quan trọng hữu ích.
Muốn tránh khỏi sự dài dòng văn tự thì bạn hãy tham khảo nguyên tắc KISS (Keep it short and Simple).
Ví dụ thay vì nói “I should be grateful”, hãy dùng từ “Please” như sau:
- I should be grateful if you can deliver on time (long).
- Please deliver on time (Short and simple).
Ngoài ra, bạn hãy lựa chọn từ ngắn nhất trong các từ đồng nghĩa để viết.
Ví dụ các cặp từ đồng nghĩa sau:
- Buy – Purchase.
- Try – Endeavour.
- Start – Commence.
- End – Terminate.
2. Không dùng các cách diễn đạt lỗi thời
- I would like to bring to your attention and I am writing to advise you have been.
- Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and persual, with reference to your above mentioned order.
- Further to you telecon today between your good self and the undersigned.
Những câu nói trên đây được khuyên là không nên dùng vì đó là những câu lỗi thời. Để hiểu các câu nói sau, người đọc hoặc khách hàng phải tra từ điển, cố gắng phân tích để hiểu rõ nội dụng của nó.
Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ kiên nhẫn để tìm hiểu những câu nói của bạn, họ sẽ bỏ qua là thư/ đơn của chúng ta.
Bạn nên thay đổi cách viết lỗi thời như sau:
- We refer to your letter of 21st October -> Thank you for your letter of 21 October.
- As spoken in our telecon today. -> Thank you for calling me this morning.
- Please revert to me soonest possible. -> I hope to hear f-rom you soon.
- Should you require further classification, please do not hesitate to contact the undersigned. -> Please give me a call on 28247744 if you have any question.
Xem thêm các bài viết liên quan:
- Tác phong làm bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong doanh nghiệp
- Cách cải thiện vốn từ vựng tiếng Anh thương mại
- Bí quyết giúp bạn thành thạo tiếng Anh cho người đi làm
3. Dùng thể bị động quá nhiều
George Orwell đã từng nói: “Never use the passive where you can use the active“. Có nghĩ là: Không bao giờ sử dụng thể bị động khi bạn có thể dùng thể chủ động.
Chúng ta chỉ sử dụng câu bị động trong các trường hợp tế nhị hoặc một khi người viết muốn đề cao kết quả của hành động chứ không quan tâm ai là người làm, hoặc ai chịu trách nhiệm cho hành động đó.
Vì thế, nếu chúng ta lạm dụng câu bị động trơn văn kiện thương mại hay thư tín thương mại sẽ làm lu mờ đi chủ thể, trách nhiệm cá nhân. Mà đây là một điều rất quan trọng trong văn kiện thương mại. Vậy nên các bạn nên cân nhắc và cố gắn sử dụng câu chủ động càng nhiều càng tốt nhé.
Ví dụ:
- Arrangements have been made for a repeat order to be dispatched to you immediately. -> I’ve arranged for a repeat order to be sent to you today.
- The cause of your complaint has been investigated. -> I have looked into this matter.
- The Seminar will be conducted by Andria Chan. -> Andrian Chan will conduct the Seminar.
Bí quyết luyện viết tiếng Anh thương mại hiệu quả
1. Học từ vựng chuyên ngành
Khác với tiếng Anh cơ bản bạn vẫn hay học hằng ngày, mỗi lĩnh vực, mỗi ngành nghề đều có lượng từ vựng chuyên ngành riêng.
Tiếng Anh thương mại cũng vậy, nếu như bạn muốn viết giỏi thì bắt buộc bạn phải nắm chắc và hiểu rõ được các từ vựng tiếng Anh chuyên ngành thương mại. Đây là những từ bạn sẽ sử dụng khá là nhiều khi viết, thậm chí còn hơn cả những từ tiếng Anh thông thường. Vì vậy, hãy chuẩn bị cho mình được vốn từ chuyên ngành đủ rộng để có thể làm chủ ngòi bút nhé!
2. Đọc tạp chí, bài báo thương mại
Thương mại là ngành đi liền với sự thay đổitừng ngày, qua mỗi giai đoạn. Vì vậy, muốn làm việc tốt trong ngành này, bạn cần phải có sự nhanh nhạy và nắm rõ, hiểu rõ thị trường.
Để làm được điều này, điều tốt nhất là bạn hãy thường xuyên đọc tạp chí, bài báo thương mại. Hơn nữa, việc cập nhật tin tức mỗi ngày chính là nguồn ý tưởng dồi dào trong các bài báo cáo, bài luận thương mại bằng tiếng Anh.
Điều này giúp bạn không bị bí ý tưởng khi viết, đem lại những thông tin chính xác trong bài viết của bản thân.
Ngoài đọc tạp chí, bạn có thể tham khảo thêm các cuốn sách về tiếng Anh thương mại như: Market Leader, Giáo trình tiếng Anh thương mại quốc tế nâng cao,…
3. Luyện viết câu đơn giản trước
Trước khi bắt tay vào việc viết một bản báo cáo tiếng Anh hay bài luận chuyên ngành dài mấy ngàn từ, đối với những người mới tập luyện viết tiếng Anh thương mại, bạn nên luyện viết những câu đơn giản trước.
Sau khi thành thạo viết những câu đơn giản, bạn mới bắt tay luyện viết đoạn văn, rồi dần dần phát triển thành bài luận dài hơn. Cách học từ dễ đến khó này giúp bạn không nản khi học viết tiếng Anh thương mại. Hơn nữa, đây là cách rất tốt để bạn làm quen với văn phong và áp dụng từ vựng chuyên ngành.
Vậy là chúng ta đã cùng đi qua những lưu ý khi viết văn kiện thương mại tiếng Anh. Bây giờ bạn đã biết cần phải bắt đầu viết văn kiện thương mại tiếng Anh như thế nào chưa? Hãy nghĩ về mục đích của văn kiện, nghĩ về cảm nhận của người đọc nhé!
