Hướng dẫn các bước viết email cung cấp thông tin bằng tiếng Anh

Hướng dẫn các bước viết email cung cấp thông tin bằng tiếng Anh

Một email cung cấp thông tin bằng tiếng Anh đầy đủ và hấp dẫn sẽ làm bạn nổi bật hơn so với những ứng viên khác. Làm sao để làm được điều đó? Hôm nay, UNI Academy gửi bạn những cách viết email cung cấp thông tin bằng tiếng Anh giúp bạn trở nên ghi điểm trong mắt sếp. Hãy cùng tìm hiểu dưới bài viết này nhé!

1. Cách viết email cung cấp thông tin

Cách viết email cung cấp thông tin
Cách viết email cung cấp thông tin

Giống như một bài văn học. Email cũng có 3 phần: Mở đầu (Beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending) và với những bước không thể thiếu sau đây: 

  • Greeting (Chào hỏi).
  • Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
  • Introduction (Giới thiệu)
  • Main point (Nội dung chính)
  • Concluding sentence (Kết thúc email)
  • Signing off

1.1. Phần mở đầu (Beginning)

Hãy mở đầu bằng một lời chào: Dear Mr. James/ Dear Mrs. Potter/ Dear Miss Smith. Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thể sử dụng Dear Sir/madam và nên nhớ không được sử dụng “first name” trong trường hợp này.

1.2. Phần nội dung chính (Body)

Đây là phần quan trọng nhất của email vì có thể cung cấp thông tin, đưa ra ý kiến, đề nghị, yêu cầu,…

Nêu lí do viết email

Khi viết một email bất kỳ thì phải có lý do, một trong những câu để bắt đầu lý do đơn giản nhất là: I am writing to + verd… 

Đừng nên dùng I’m trong email nó sẽ khiến cho người đọc, người nhận không thấy được sự tôn trọng ở bạn. Cung cấp thông tin đã được yêu cầu trước đó: hợp tác, thông báo, xin lỗi,…

Nêu nội dung chính của email

Bất kì một bài viết nào cũng cần có nội dung cụ thể, email cũng thế bạn phải biết rõ nội dung thuộc dạng: lời khuyên, xin lỗi, đề nghị, trả lời,..

  • Nếu email là một email phản hồi thì bạn hãy bắt đầu bằng câu: “Thank you for replying to my email. I am very happy to receive your email.” Như vậy sẽ làm cho đối tác cảm thấy được tôn trọng.
  • Nếu email liên quan đến lời khuyên thì bạn cũng có thể sử dụng câu: “I am writing to inform you that/advise you of/let you know that …”
  • Nếu bạn là chuyên viên về tiếng Anh thương mại chắc hẳn sẽ biết câu: “I am writing (to you) on behalf of … / in my capacity as …”
  • Trong quá trình làm việc sẽ không tránh khỏi những sai sót không đáng có, vậy nên: “We truly understand and apologize for … you are given due to …” hoặc “We regret/ are sorry to inform you that” sẽ giúp ích cho bạn trong việc email.

1.3. Phần kết thúc (Ending)

Để cho biết bạn là một người khôn khéo và lịch sự thì hãy tham khảo một số câu sau:

  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
  • I look forward to answering your queries. / being able to help you again in the future.
  • Yours faithfully 
  • Signing off (Tên đầy đủ của bạn và chức vụ)

2. Email mẫu – Dạng cung cấp thông tin

Sample:

An international conference is to be held at the hotel where you work. Write a letter of welcome to be sent to the delegates in advance, telling them what the hotel and the district have to offer them.

(Một hội nghị quốc tế sẽ được tổ chức tại khách sạn nơi bạn làm việc. Hãy viết thư chào mừng để được gửi đến các đại biểu trước, nói cho họ biết khách sạn và khu vực trong quận có những gì.)

Dear Sir/ Madam,

As General Manager of the Moonlight Hotel, I am writing with regard to your stay with us during the international conference weekend which we shall be hosting.

The Moonlight Hotel prides itself on its luxurious accommodation and highly-trained staff. We are certain you will be excited with your accommodation as each of our rooms is very roomy with its own ensuite bathroom, Jacuzzi and sauna. Room service is available twenty-four hours a day should you require meals, snacks or drinks in your room. We also hope that you will find time during your weekend here to take advantage of our wide range of guest facilities. As a conference delegate, you will be entitled to use our newly-opened Olympic Leisure Centre, equipped with a swimming pool, gym and squash courts, completely free of charge during your stay. At the Moonlight Hotel we also have a first-class restaurant, brasserie, coffee shop and bar, so you will undoubtedly find an area to relax in. The Light Restaurant has a superb view over the town of Whitby and has a reputation as one of the best eating establishments in the area.

If time permits, we would also recommend you explore the charming medieval town of Siena as it boasts the fascinating ruins of an ancient castle as well as some fine shops and public houses. In Siena you can also take a stroll along the beautiful banks of the Lockerton Canal, which was made famous by the recently-screened “Lock Lockerton” television series.

In advance of your arrival, I would like to wish you a very happy stay here, and hope that you will not hesitate to contact me personally should you have any enquiries prior to, or during the conference itself.

Yours faithfully,

Rex Truth (General Manager)

——————————————-

Dịch nghĩa:

Kính gửi quý khách,

Với cương vị Tổng Giám đốc của Khách sạn Moonlight, tôi viết thư về kỳ nghỉ của quý khách với chúng tôi trong dịp tuần hội nghị quốc tế mà chúng tôi sẽ tổ chức.

Moonlight Hotel tự hào về nơi lưu trú sang trọng và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản. Chúng tôi chắc chắn quý khách sẽ thích nơi ở vì mỗi phòng của chúng tôi đều rất rộng rãi với phòng tắm riêng, phòng tắm Jacuzzi và phòng tắm hơi. Dịch vụ phòng được cung cấp 24 giờ/ ngày nếu quý khách yêu cầu các bữa ăn, đồ ăn nhẹ hoặc đồ uống trong phòng của mình. Chúng tôi cũng hy vọng rằng quý khách sẽ tìm thấy khoảng thời gian trong ngày cuối tuần tại nơi đây để tận dụng lợi thế của các trang thiết bị phục vụ khách hàng đa dạng. Là một đại biểu hội nghị, quý khách sẽ được quyền sử dụng Trung tâm Giải trí Olympic mới khai trương của chúng tôi, được trang bị hồ bơi, phòng tập thể hình và sân bóng quần vợt, hoàn toàn miễn phí trong suốt thời gian lưu trú. Tại khách sạn Moonlight, chúng tôi cũng có một nhà hàng hạng nhất, quán bia, quán cà phê và quầy bar, vì vậy quý khách chắc chắn sẽ tìm thấy một khu vực để thư giãn. Nhà hàng The Light có tầm nhìn tuyệt vời ra thị trấn Wicky và nổi tiếng là một trong những các địa điểm ăn uống tốt nhất khu vực.

Nếu thời gian cho phép, chúng tôi gợi ý quý khách nên khám phá thị trấn thời trung cổ duyên dáng Siena vì nó khoe ra có những di tích hấp dẫn của một lâu đài cổ kính cũng như một số cửa hàng và lữ quán tuyệt vời. Ở Siena, quý khách cũng có thể đi dạo dọc theo bờ kênh đào Lockerton xinh đẹp, nơi nổi tiếng nhờ bộ phim truyền hình “Lock Lockerton” được chiếu trên truyền hình gần đây.

Trước khi quý khách đến, tôi muốn chúc quý khách một kỳ nghỉ rất hạnh phúc ở đây, và hy vọng rằng quý khách sẽ không ngần ngại liên hệ với cá nhân tôi nếu quý khách có bất cứ yêu cầu nào trước, hoặc trong hội thảo.

Trân trọng,

Rex Truth (Tổng giám đốc)

(Sưu tầm)

Trên đây là những cách viết email cung cấp thông tin bằng tiếng Anh mà UNI Academy muốn gửi đến bạn. Hy vọng những cách viết này sẽ giúp bạn không phải gặp khó khăn khi viết email bằng tiếng Anh nữa nhé!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bài viết liên quan