5 loại văn bản tiếng Anh thương mại

Bạn đang làm trong lĩnh vực thương mại? Bạn muốn tìm hiểu các bản văn tiếng Anh thường dùng trong thương mại?

Tùy vào mỗi ngành nghề, lĩnh vực mà sẽ có những văn bản tiếng Anh riêng biệt. Ngành thương mại cũng vậy. Để làm tốt trong lĩnh vực này bạn cần phải biết 5 loại văn bản tiếng Anh thương mại sau đây.

1. Thư điều khoản và điều lệ (Account terms and conditions)

Bạn sẽ phải cung cấp cho khách hàng điều khoản và điều lệ (Account terms and conditions) khi khách hàng đăng ký tài khoản mới, mua hàng hay sử dụng dịch vụ do công ty của bạn cung cấp. Hoặc nếu bạn là khách hàng sử dụng những dịch vụ của các công ty thương mại cũng sẽ được cung cấp điều khoản và điều lệ (Account terms and conditions) của công ty đó. Đây là một loại thư lúc nào cũng xuất hiện trong lĩnh vực thương mại nhưng lại thường ít được quan tâm đến.

Dưới đây là những nội dung và cụm từ quan trọng trong thư điều khoản và điều lệ:

  • Cảm ơn khách hàng: Thank you for opening an account with us… (Cảm ơn bạn đã đăng kí tài khoản với chúng tôi…)
  • I would like to take this opportunity … (Tôi muốn có cơ hội để…)
  • I will be happy to answer any questions you may have regarding… (Tôi rất sẵn lòng giải đáp bất cứ thắc mắc nào của bạn về….)
  • Invoices are payable within … (Hóa đơn phải được thanh toán trong…)

Đọc thêm: 5 bộ giáo trình tiếng Anh thương mại cho người mới bắt đầu không nên bỏ qua

2. Thư đề nghị (An inquiry) 

Trong lĩnh vực thương mại, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới và đề nghị cung cấp các thông tin là chuyện bình thường và thường xuyên diễn ra. Thư đề nghị (Inquiry) được viết khi chúng ta muốn hỏi thêm thông tin liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ mà chúng ta quan tâm như hàng mẫu, báo giá, thời gian giao hàng, thời gian vận chuyển, đóng gói,…. 

Dưới đây là một số cụm từ thường sử dụng trong thư đề nghị. 

Mở đầu thư:

  • Dear Sir/ Madam, (Kính gửi ông/ bà)
  • To whom it may concern, (Gửi đến những ai quan tâm/ có liên quan)

Đưa các thông tin tham khảo hay lý do vì sao bạn biết đến sản phẩm đó:

  • Regarding your advertisement (ad) in… (Theo quảng cáo của quý công ty tại …)
  • With reference to your advertisement in… (Sau khi xem quảng cáo của công ty ông/ bà tại …)

Yêu cầu được xem catalog hoặc brochure:

  • Could you please send me information on… (Có thể gửi cho tôi thông tin về…).

Hỏi thêm những thông tin khác:

  • Could you tell me whether… (Xin hãy cho tôi biết…)
  • I would also like to know… (Tôi cũng muốn biết về…)

Kết thư bằng một lời kêu gọi hành động:

  • Could you please give me a call between the hours of… (Hãy gọi lại cho tôi vào lúc…)
  • I look forward to hearing from you… (Rất mong nhận được hồi đáp từ quý công ty)

Kết thúc:

Để kết thúc thư đề nghị, bạn có thể sử dụng 2 cụm từ sau (2 cụm này đều có nghĩa là “trân trọng”)

  • “Sincerely”
  • “Yours faithfully”

Đọc thêm: 5 cách cải thiện vốn từ vựng tiếng Anh thương mại

3. Thư xin việc (Cover letters)

Thư xin việc
Thư xin việc

Cover letters (Thư xin việc) là một bản viết để nhà tuyển dụng dựa vào đó chọn, sàng lọc ra những ứng viên có cơ hội lọt vào vòng phỏng vấn. Để có một thư xin việc hiệu quả, bạn cần làm nổi bật những kĩ năng và kinh nghiệm của mình mà có thể áp dụng vào công việc một cách tốt nhất để thuyết phục nhà tuyển dụng.

Khi viết thư xin việc, bạn cần đảm bảo 3 yếu tố:

Đề cập đến vị trí muốn ứng tuyển

  • I’m interested in applying for … (Tôi rất mong được ứng tuyển vào vị trí…)
  • I would like to apply for the position of … (Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí….)

Làm nổi bật những thế mạnh của bạn

  • During …., I improved (furthered, extended, etc.) my knowledge of…, (Trong quãng thời gian…., tôi đã cải thiện (mở rộng, nâng cao) kiến thức về…)
  • As you can see from my enclosed resume, my experience and qualifications match this position’s requirements. (Như những điều đề cập trong lí lịch đính kèm, tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc và thế mạnh cá nhân của mình đáp ứng được những yêu cầu của vị trí này.)
  • I was responsible for … (Tôi từng chịu trách nhiệm về…)

Kêu gọi hành động từ phía nhà tuyển dụng bằng việc đến buổi phỏng vấn sắp tới

  • I look forward to speaking with you personally. (Tôi rất mong được trực tiếp gặp mặt ông/ bà)
  • I look forward to an opportunity to speak with you in person. (Tôi rất mong chờ có cơ hội được gặp mặt trực tiếp với quý công ty)
  • I look forward to discussing how I can … (Tôi mong được thảo luận về việc làm thế nào để tôi…)

4. Thư xác nhận (Letters of acknowledgment)

Thư xác nhận là một tài liệu bằng văn bản cung cấp một mức độ đảm bảo rằng cuối cùng một nghĩa vụ sẽ được đáp ứng. Trong thương mại, thư xác nhận được sử dụng khi bạn nhận được thư đặt hàng (Placing an order) của khách hàng. Thư xác nhận thường được viết theo văn phong trang trọng, ngắn gọn và rõ ràng.

Một số mẫu câu và cụm từ thương dùng trong thư xác nhận:

  • I hereby acknowledge the receipt of the following documents… (Tôi xác thực việc nhận các tài liệu dưới đây…)
  • I am acknowledging receipt of… (Tôi xác nhận đã nhận được…)

5. Thư đặt hàng (Placing an order)

Đặt hàng là một thuật ngữ thương mại, là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng

Một số mẫu câu và cụm từ thường xuất hiện trong thư đặt hàng:

  • According to your website/magazine/advertisement, etc. (Theo thông tin trên website/ tạp chí/ tờ rơi…)
  • Would you please send… (Có thể gửi cho tôi…)
  • COD (viết tắt của Cash On Delivery) (Thanh toán khi nhận hàng)

Trên đây là những văn bản tiếng Anh hay dùng trong thương mại nhất! Hãy lưu lại và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất nhé! Chúc các bạn thành công.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bài viết liên quan