Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng nhận thấy, học cách viết thư tín thương mại tiếng Anh đòi hỏi nhiều kĩ năng hơn việc học cách thông thường.
Người viết cần nắm vững không chỉ các hình thức và cách tổ chức của một lá thư thương mại mà còn cả việc áp dụng văn phong và ngữ điệu phù hợp cho bài viết.
Vì thế, trước khi bắt đầu viết một lá thư tiếng Anh thương mại bạn nên xem xét kĩ lưỡng ba bước quan trọng trong bài viết dưới đây.
Nội dung chính
1. Giới thiệu chung về thư tín thương mại
Thư tín thương mại trong giao thương đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện, được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Hiện nay, hầu hết các thư tín thương mại đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ.
Thư tin thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết hoặc chính là đại diện hình ảnh của một công ty. Khi bạn giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp.
Ngược lại nếu việc giao tiếp qua thư tín không hiệu quả sẽ gây ra nhiều vấn đề, dẫn đến hiểu nhầm, chậm trễ trong việc kinh doanh cũng như mỗi quan hệ giữa các cá nhân và tập thể.
Do vậy bạn cần nắm được những thông tin cơ bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.
2. Các loại thư tín thương mại cơ bản
Xét về các bước trong giao dịch thương mại, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:
- Enquiry (Thư hỏi hàng)
- Reply to enquiry (Thư trả lời thư hỏi hàng)
- Quotation (Thư báo giá)
- Offer (Thư chào hàng)
- Order (Thư đặt hàng)
- Complaint (Thư khiếu nại)
- Reminder (Thư nhắc nợ)
Bên cạnh đó, còn rất nhiều loại thư tín khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.
3. Bố cục của thư tín thương mại tiếng Anh
Bố cục của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như bảng bên dưới:
Địa chỉ người gửi | Bregade 51 DK 1260 Copenhagen KDENMARK |
Ngày tháng | May 24th 2020 |
Địa chỉ người nhận | Compuvision LtdWarwick HouseWarwick StreetForest HillLondon SE29 1JFUK |
Dòng lưu ý | For the attention of the Sales Manager |
Lời chào | Dear Sir or Madam |
Nội dung lá thư | Please would you send me details of your DVD video systems. I am particularly interested in the Omega range. |
Phần kết | Yours faithfully |
Chữ kí | B. Kaseen(Ms) B.Kaseen |
Địa chỉ người gửi
Địa chỉ của người gửi thường được đặt ở phía góc bên phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ của người gửi ở góc bên trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng với cách sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ của người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng).
Ngày/ tháng/ năm
Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ của người gửi và cách một dòng. Trong trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thì thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số.
Ví dụ:
Khi viết 01/02/2022, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày 1 tháng 2 năm 2022 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày – tháng – năm. Nhưng trong Anh – Mỹ lại hiểu là ngày 2 tháng Một năm 20202 trong Anh – Mỹ vì họ quy định thứ tự là tháng – năm – ngày
Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Ví dụ như 1st January có thể viết là 1 January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ như 1 February hay February 1.
Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt của bức thư.
Địa chỉ người nhận
Được viết dưới dạng địa chỉ người gửi và được căn lề trái. Nếu như người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ.
Ví dụ: Mr.Nam Nguyen.
Nếu người gửi không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),…
Thậm chí người viết còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ty.
Ví dụ: Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing),…
Trong trường hợp người gửi không biết gì về công ty, không biết người/ phòng ban cần gửi một cách chính xác, người viết chỉ cần viết tên của công ty. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ công ty, thứ tự của địa chỉ nên trình bày như sau:
- Tên của tòa nhà
- Số của tòa nhà, tên đường
- Tên thành phố và mã bưu chính
- Tên quốc gia
Dòng lưu ý
Được viết ở phía sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý này sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường được tính bảo mật của lá thư hơn.
Ví dụ: For the attention of the Sales Manager
Lời chào
Anh | Mỹ | |
Trang trọng (Gửi tới người chưa rõ đích danh) | Dear Sir (Người đàn ông chưa rõ tên) Dear Madam (Người phụ nữ chưa rõ tên) Dear Sir or Madam/ Dear Sir/ Madam (Giới tính chưa rõ) Dear Sirs (Tới phòng ban hoặc cả công ti) | Dear Sir: Gentlemen |
Ít trang trọng hơn (Gửi tới người đã rõ đích danh) | Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ Dear + tên | Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ Dear + tên |
Nội dung của bức thư
Nội dung này sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng bằng tiếng Anh, hỏi hàng, …)
Ví dụ đối với thư đặt hàng bằng tiếng Anh:
- We thank you for your offer No. 303 and have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:
- Commodity: Rush mats
- Quality and specifications: as per attached specifications and designs
- Quantity: 5000 pieces
- Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing
- Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, 20 pieces in one bale an marked …
- Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…
- Payment: by irrevocable L/C and confirmed by London Commercial Bank opened 15 days prior to the first shipment. The goods are required to be insured under “All risks” term form warehouse in VN to warehouse in Hamburg.
Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.
We look forward to receiving your soon reply. - Blocked style (Viết không thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng) được sử dụng phổ biến nhất.
Đối với bức thư đặt hàng này, người viết đã chỉ ra các thông tin cần thiết cho đơn đặt hàng của mình như: Tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá cả, cách thức thanh toán, số lượng hàng giao…
Lời kết
Bắt đầu | Kết thúc |
Dear Sir. Dear Sir, Dead Madam, Dear Sir/ Madam | Yours faithfully |
Dear Mr/Mrs + tên | Yours sincerely |
- Lá thư với người bạn thân thiết có thể kết với từ “Best wishes”
- Người Mỹ kết thư trang trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này lại không phổ biến trong thư tín của người Anh.
- Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không.
- Lời kết thường căn lề trái.
Chữ kí
Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết thư và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư.
Ngoài ra còn có các phần như:
Tiêu đề thư
Tiêu đề thư được viết trên cùng của bức thư, ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại…
Ví dụ:
FOOTSTEP PRODUCTIONS LTD
8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom
Telephone: 071-836-990
Đính kèm
Nếu như bức thư có tài liệu đính kèm, ở phần cuối thường được viết “Enc.” hoặc “Encl.”
Số liệu của tài liệu cũng có thể được liệt kê.
Ví dụ:
Encl. Order no.123
Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies)
Per pro
Từ Per pro được viết tắt là P.P có nghĩa là đại diện, thay mặt cho ai đó, và được sử dụng khi trợ lí/ nhân viên cấp dưới kí đại diện cho giám đốc/ người cấp trên của họ.
Per pro xuất hiện trong phần chữ kí.
Xem thêm các bài viết liên quan:
- 7 lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh và cách khắc phục
- 350 mẫu câu giao tiếp tiếng Anh thương mại thông dụng nhất
4. 3 bước quan trọng trong thư tín thương mại
Bước 1: Xác định nội dung bức thư cần truyền tải là gì vì mỗi bức thư tiếng Anh Thương mại thường mang một ý đồ riêng của người viết như:
- Đặt hàng sản phẩm (Product order)
- Yêu cầu thông tin (Request for information)
- Thư thảo luận về ý tưởng, vấn đề và các giải pháp hợp lý (E-mail discussion about ideas, problems, possible solutions)
- Báo cáo hoặc phân tích thông tin (Report or analysis of information)
- Thông báo điều lệ (Policy announcement)
- Báo cáo tiến độ (Progress report)
- Đề xuất (Proposal)
- Khuyến nghị (Recommendation)
- Báo cáo chính thức (Formal report)
Bước 2: Lựa chọn hình thức viết thư phù hợp với nhiệm vụ và tình huống thực tế.
- Letter
- Fax
- Memo
- Formal report
- Slide presentation
Bước 3: Lựa chọn nội dung (content), ngữ điệu (tone) và văn phong (style) thích hợp.
Lựa chọn “cách” bạn viết cũng quan trọng không kém “những gì” bạn viết. Sau đây là một số điểm người viết cần lưu ý:
- Mối quan hệ người viết – Người đọc (Relationship of writer and reader)
- Văn phong và kì vọng của người đọc (Style and reader’s expectation)
- Chọn lựa ngôn ngữ đặc thù (Specific language choices)
- Mức độ trang trọng cần thiết (Level of formality needed)
- Lượng và loại thông tin (Amount and type of information)
5. Một số mẫu về thư tín trong thương mại
Mẫu thư số 1
To,
Jackson Brothers.
3487 23rd Street
New York, NY 120009
September 23, 2010.
Dear Kenneth,
With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization.
If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines.
Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon.
Yours Sincerely
Max A. Webster.
(Marketing Manager)
Mẫu thư số 2
From:
Robert Lake
1327 Euclid Avenue
Guadalupe, CA 93434
January 11, 2011
To:
Samurai Industry
3645 John Daniel Drive
Jefferson City, MO 65101
Dear Sir
RE: Business Inquiry
I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers.
I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season.
I would be extremely delighted if you could furnish me with more information on the type of design, colour and functionality based on my budget of $250.00. I would like to know the availability of product MD3940 as advertised on your leaflet.
I look forward to hearing from you on my enquiry soon.
Yours sincerely,
Robert Lake
6. 5 loại văn bản tiếng Anh thương mại
Tùy vào mỗi ngành nghề, lĩnh vực mà sẽ có những văn bản tiếng Anh riêng biệt. Ngành thương mại cũng vậy. Để làm tốt trong lĩnh vực này bạn cần phải biết 5 loại văn bản tiếng Anh thương mại sau đây.
1. Thư điều khoản và điều lệ (Account terms and conditions)
Bạn sẽ phải cung cấp cho khách hàng điều khoản và điều lệ (Account terms and conditions) khi khách hàng đăng ký tài khoản mới, mua hàng hay sử dụng dịch vụ do công ty của bạn cung cấp.
Hoặc nếu bạn là khách hàng sử dụng những dịch vụ của các công ty thương mại cũng sẽ được cung cấp điều khoản và điều lệ (Account terms and conditions) của công ty đó. Đây là một loại thư lúc nào cũng xuất hiện trong lĩnh vực thương mại nhưng lại thường ít được quan tâm đến.
Dưới đây là những nội dung và cụm từ quan trọng trong thư điều khoản và điều lệ:
- Cảm ơn khách hàng: Thank you for opening an account with us… (Cảm ơn bạn đã đăng kí tài khoản với chúng tôi…)
- I would like to take this opportunity … (Tôi muốn có cơ hội để…)
- I will be happy to answer any questions you may have regarding… (Tôi rất sẵn lòng giải đáp bất cứ thắc mắc nào của bạn về….)
- Invoices are payable within … (Hóa đơn phải được thanh toán trong…)
2. Thư đề nghị (An inquiry)
Trong lĩnh vực thương mại, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới và đề nghị cung cấp các thông tin là chuyện bình thường và thường xuyên diễn ra.
Thư đề nghị (Inquiry) được viết khi chúng ta muốn hỏi thêm thông tin liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ mà chúng ta quan tâm như hàng mẫu, báo giá, thời gian giao hàng, thời gian vận chuyển, đóng gói,….
Dưới đây là một số cụm từ thường sử dụng trong thư đề nghị.
Mở đầu thư:
- Dear Sir/ Madam, (Kính gửi ông/ bà)
- To whom it may concern, (Gửi đến những ai quan tâm/ có liên quan)
Đưa các thông tin tham khảo hay lý do vì sao bạn biết đến sản phẩm đó:
- Regarding your advertisement (ad) in… (Theo quảng cáo của quý công ty tại …)
- With reference to your advertisement in… (Sau khi xem quảng cáo của công ty ông/ bà tại …)
Yêu cầu được xem catalog hoặc brochure:
- Could you please send me information on… (Có thể gửi cho tôi thông tin về…).
Hỏi thêm những thông tin khác:
- Could you tell me whether… (Xin hãy cho tôi biết…)
- I would also like to know… (Tôi cũng muốn biết về…)
Kết thư bằng một lời kêu gọi hành động:
- Could you please give me a call between the hours of… (Hãy gọi lại cho tôi vào lúc…)
- I look forward to hearing from you… (Rất mong nhận được hồi đáp từ quý công ty)
Kết thúc:
Để kết thúc thư đề nghị, bạn có thể sử dụng 2 cụm từ sau (2 cụm này đều có nghĩa là “trân trọng”)
- “Sincerely”
- “Yours faithfully”
3. Thư xin việc (Cover letters)
Cover letters (Thư xin việc) là một bản viết để nhà tuyển dụng dựa vào đó chọn, sàng lọc ra những ứng viên có cơ hội lọt vào vòng phỏng vấn.
Để có một thư xin việc hiệu quả, bạn cần làm nổi bật những kĩ năng và kinh nghiệm của mình mà có thể áp dụng vào công việc một cách tốt nhất để thuyết phục nhà tuyển dụng.
Khi viết thư xin việc, bạn cần đảm bảo 3 yếu tố:
Đề cập đến vị trí muốn ứng tuyển
- I’m interested in applying for … (Tôi rất mong được ứng tuyển vào vị trí…)
- I would like to apply for the position of … (Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí….)
Làm nổi bật những thế mạnh của bạn
- During …., I improved (furthered, extended, etc.) my knowledge of…, (Trong quãng thời gian…., tôi đã cải thiện (mở rộng, nâng cao) kiến thức về…)
- As you can see from my enclosed resume, my experience and qualifications match this position’s requirements. (Như những điều đề cập trong lí lịch đính kèm, tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc và thế mạnh cá nhân của mình đáp ứng được những yêu cầu của vị trí này.)
- I was responsible for … (Tôi từng chịu trách nhiệm về…)
Kêu gọi hành động từ phía nhà tuyển dụng bằng việc đến buổi phỏng vấn sắp tới
- I look forward to speaking with you personally. (Tôi rất mong được trực tiếp gặp mặt ông/ bà)
- I look forward to an opportunity to speak with you in person. (Tôi rất mong chờ có cơ hội được gặp mặt trực tiếp với quý công ty)
- I look forward to discussing how I can … (Tôi mong được thảo luận về việc làm thế nào để tôi…)
4. Thư xác nhận (Letters of acknowledgment)
Thư xác nhận là một tài liệu bằng văn bản cung cấp một mức độ đảm bảo rằng cuối cùng một nghĩa vụ sẽ được đáp ứng.
Trong thương mại, thư xác nhận được sử dụng khi bạn nhận được thư đặt hàng (Placing an order) của khách hàng. Thư xác nhận thường được viết theo văn phong trang trọng, ngắn gọn và rõ ràng.
Một số mẫu câu và cụm từ thương dùng trong thư xác nhận:
- I hereby acknowledge the receipt of the following documents… (Tôi xác thực việc nhận các tài liệu dưới đây…)
- I am acknowledging receipt of… (Tôi xác nhận đã nhận được…)
5. Thư đặt hàng (Placing an order)
Đặt hàng là một thuật ngữ thương mại, là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng
Một số mẫu câu và cụm từ thường xuất hiện trong thư đặt hàng:
- According to your website/magazine/advertisement, etc. (Theo thông tin trên website/ tạp chí/ tờ rơi…)
- Would you please send… (Có thể gửi cho tôi…)
- COD (viết tắt của Cash On Delivery) (Thanh toán khi nhận hàng)
Việc viết thư tín Thương mại tiếng Anh tuy không quá phức tạp nhưng yêu cầu người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc để thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết nói riêng và cả công ty nói chung.
Unia hy vọng với bài viết này các bạn sẽ rút kinh nghiệm và hoàn chỉnh một văn thư để gửi đi nhé. Chúc các bạn thành công!