Cách chinh phục buổi họp qua video một cách dễ dàng

Chinh phục buổi họp qua video một cách dễ dàng

Làm việc trực tuyến đang là xu hướng mới trên toàn thế giới. Từ đó, những cuộc họp trực tuyến là bắt buộc để bắt kịp với tiến độ công việc và vận hành doanh nghiệp ổn định. Bất kể những tiến bộ trong công nghệ, những vấn đề về kỹ thuật hay sự hỗn loạn trong giao tiếp cũng có thể gây khó khăn cho cuộc họp. Dưới đây là những cách giúp bạn chinh phục buổi họp qua video.

1. Những lưu ý trước khi thực hiện cuộc họp qua video

Kiểm tra kỹ thuật

Chất lượng của hội nghị truyền hình trực tuyến có thể thay đổi dựa vào nhà cung cấp; do đó hãy xác định các công cụ và các tính năng  trước khi tiến hành cuộc gọi. Kiểm tra tất cả các thiết bị và hiểu làm thế nào để sử dụng các chức năng, đặc biệt là những người chưa từng sử dụng trước đây. Tiến hành một buổi diễn tập công nghệ hoặc thiết lập một cuộc gọi thử nghiệm để ước lượng và tránh gặp sai lầm.

Hãy chắc chắn rằng camera đã điều chỉnh đúng góc độ của bạn nói, đường truyền internet,… đều ổn định bạn nhé!

Chuẩn bị trang phục

Tùy vào tính chất của mỗi của họp mà bạn nên chuẩn bị những bộ đồ lịch sử, đứng đắn.

Chú ý ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là một phần không thể thiếu trong hoạt động giao tiếp của mỗi người. Ngôn ngữ cơ thể có một sức mạnh kì diệu tác động đến người nghe. Cử chỉ, động tác của người nói là yếu tố thu hút công chúng và giới truyền thông, trở thành “đặc trưng” của mỗi người. Hãy ngồi thẳng lưng và nhìn thẳng vào camera, nghiêng người nhẹ về phía trước, gật đầu khi lắng nghe.

2. Những mẫu câu tiếng Anh hữu ích khi họp video call

Những mẫu câu tiếng Anh hữu ích khi họp video call
Những mẫu câu tiếng Anh hữu ích khi họp video call giúp bạn giao tiếp dễ dàng hơn

Trong trường hợp đây là lần đầu tiên họp qua video call, bạn nên giới thiệu ngắn gọn về bản thân bao gồm tên, chức vụ, nơi công tác: 

Ví dụ: Hello, everyone. Let me introduce myself. My name is …. and I’m the Marketing Executive at ….., ……. branch.

Sau đó bạn cần giới thiệu về chủ đề cuộc họp, dùng các mẫu câu:

Ví dụ: The purpose of this call is…/ Our agenda today will be…/ I would like your input on…/ I’ll be asking questions about…

Khi tới phiên phát biểu, bạn cần liệt kê rõ số điểm chính bạn sẽ trình bày để người nghe dễ theo dõi, dùng mẫu câu :

Ví dụ: Hello everyone. As the Marketing Executive, I have three suggestions for the project. I’ll start with … Then I will look at … Finally, … (hoặc Firstly … secondly … thirdly … lastly …)

Có thể thêm nhận định để làm rõ thêm quan điểm:

Ví dụ: Now, just to summarize, let’s quickly look at the main points again …, by implementing these three strategies we can achieve a significant sales boost and build a stronger relationship with our customers.

Điểm quan trọng trước khi kết thúc phần trình bày là cần xác nhận lại với người nghe xem họ có câu hỏi nào và điểm nào chưa rõ hay không, đây là cách kết thúc giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, tham khảo mẫu câu:

Ví dụ: Before we move on to the next speaker, I was wondering, does anyone need any clarification on what I just said?

Nhưng trong quá trình họp, nếu bạn muốn phản bác 1 ý kiến thì sao? hãy tế nhị dùng mẫu câu này:

Ví dụ: I’d like to raise an objection to…./I disagree with…

Nếu trong khi thảo luận, mọi người muốn chuyển đề tài nhưng bạn muốn bàn sâu hơn thì có thể nói:

Ví dụ: I’d like to backtrack (return) to [đề tài cần nói thêm]

Nếu cần được giải thích rõ hơn có thể hỏi khi không hiểu 1 thuật ngữ, 1 luận điểm hoặc người nói nói quá nhanh, có thể áp dụng các cấu trúc câu sau:

Ví dụ:

  • I’m sorry, I didn’t get that. Could you please repeat what you just said?
  • I’m afraid I’m unfamiliar with that term. Can you explain it?
  • I’m sorry, I don’t follow you. Can you speak a little more slowly, please?

Hội nghị truyền hình trực tuyến đã giúp đỡ con người trong việc giao tiếp ở những nơi khác nhau và khác múi giờ. Chúng ta cắt giảm được chi phí của các cuộc họp quốc tế và tiết kiệm thời gian quý báu cho tất cả mọi người. Bằng cách sắp xếp một cuộc họp chu đáo, đầy đủ, bạn đã tăng được năng suất và hiệu suất của cuộc làm việc . Hy vọng những lời khuyên trên đây sẽ giúp bạn chinh phục được buổi họp video.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bài viết liên quan