Một email chào hàng ấn tượng sẽ giúp bạn quảng bá sản phẩm và tăng doanh thu hiệu quả. Nếu bạn đang loay hoay không biết cách viết email chào hàng như thế nào thì bài viết này Unia xin gửi đến các bạn một số mẫu email chào hàng hiệu quả – Một tài liệu tiếng Anh Thương mại cần thiết.
Nội dung chính
1. Email chào hàng là gì?
Email chào hàng được xem là một phần quan trọng của quá trình bán hàng thông qua nền tảng online.
Mục đích của Email chào hàng là dùng để giới thiệu, cung cấp những thông tin về một sản phẩm/ dịch vụ cụ thể đến với khách hàng tiềm năng.
Từ đó, “mời gọi” khách hàng tìm hiểu và mua hàng. Còn mục tiêu lớn nhất của Email chào hàng là thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự của mình.
Được gửi đến qua nền tảng online, tuy nhiên Email chào hàng bằng tiếng Anh không hoàn toàn được nhìn nhận như các mẫu thư quảng cáo thông thường khác. Bởi hình thức email thường ngắn gọn, tập trung vào việc cung cấp thông tin sản phẩm hơn là quảng bá hay “đánh bóng” tên tuổi thương hiệu.
Rõ ràng, để có một email chào hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là chìa khóa để có thể thúc đẩy doanh số bán hàng của doanh nghiệp bạn tăng lên một cách nhanh chóng. Nhưng trên thực tế, không phải ai cũng biết cách để có thể viết được một Email chào hàng bằng tiếng Anh có tỉ lệ phản hồi cao.
Phần tiếp theo đấy sẽ hướng dẫn sâu hơn cách để viết một email chào hàng bằng tiếng Anh chuẩn nhất và hiệu quả.
2. Hướng dẫn viết thư chào hàng/ sản phẩm bằng tiếng Anh
2.1. Headline – Tiêu đề
Cách 1: Cách viết Email chào hàng với tiêu đề là 1 lời khuyên hữu ích và cụ thể,
Ví dụ:
- Làm thế nào để tăng 50% tỷ lệ mở Email?
- Làm thế nào để nói tiếng Anh thành thạo trong 3 tháng?
Cách 2: Cách viết Email chào hàng với tiêu đề là thông tin hữu ích.
Ví dụ:
- 5 cách viết Email chào hàng bằng tiếng Anh?
- 3 cách viết Email chào hàng khiến khách hàng muốn mua ngay sản phẩm của bạn
Cách 3: Cách viết Email chào hàng với tiêu đề là 1 sự thật
Ví dụ:
- Sự thật về cách làm da trắng mịn hơn trong 2 tuần?
Ngoài ra, dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng viết tiêu đề:
- Ideas for [thing that’s important to them]. Ý tưởng cho [điều khách hàng bạn quan tâm]
- Have you considered [thought / recommendation]? Bạn đã xem xét [suy nghĩ/ đề xuất] chưa?
- Question about [recent trigger event]. Câu hỏi về [sự kiện có hiệu ứng tốt gần đây].
- Question about [goal they have]. Câu hỏi về [mục tiêu của khách hàng].
- Thoughts about [title of blog post]. Suy nghĩ về [tiêu đề của bài đăng hot trên blog].
2.2. Salutation – Chào hỏi
Chào hỏi ở đầu thư, nếu bạn không biết người nhận là ai có thể sử dụng Dear Mr/Ms.
2.3. First paragraph – Đoạn văn đầu
Không có gì tệ hơn khi việc nhận được một Email với dòng tiêu đề không thú vị, chỉ để thất vọng ngay trong vài dòng đầu tiên.
Để đảm bảo rằng không xảy ra vấn đề trên, hãy bắt đầu với các nguyên tắc cơ bản. Dòng mở đầu một email chào hàng bằng tiếng Anh tốt cần đáp ứng ba điều sau:
- Nhanh chóng thiết lập ngữ cảnh cho lý do bạn liên hệ.
- Xây dựng niềm tin và uy tín.
- Chuyển đổi một cách tự nhiên sang quảng cáo chào hàng.
Và hãy mở đầu lá thư bằng cách đưa ra lợi ích chính, hoặc đưa ra ý kiến bằng cách đặt một câu hỏi.
We are glad to introduce to you our new product. It is ________________ (features and benefits).
I am writing to introduce a new service of our company.
Lời khuyên cho phần này chính là hãy cố gắng “cá nhân hóa email nhất có thể”. Việc gửi lời chào tới tên thật của người nhận không những giúp bạn có thể tạo ấn tượng với khách hàng. Mà còn tránh trường hợp Email bị công cụ lọc dữ liệu đánh dấu là thư spam/ thư rác.
Thay vì “Hi my name is …” / Xin chào tên tôi là… hãy bắt đầu bằng câu gì đó tác động hơn bằng cách: Nói chuyện với người đọc của bạn. Dưới đây là một số mẫu tham khảo:
| I noticed you … | Tôi để ý rằng bạn… |
| I wanted to reach out because I saw that…. | Tôi muốn liên hệ với bạn vì tôi thấy rằng bạn… |
| I have read your blog and I see that | Tôi đã xem blog của bạn và thấy rằng… |
| I saw that we both … | Tôi thấy rằng cả hai chúng ta đều.. |
| I loved your post on … | Tôi rất thích bài đăng của bạn trên.. |
| Congratulations on … | Chúc mừng bạn về… |
2.4. Main body – Phần chính
Đây là lúc bạn nên giới thiệu lại các lợi ích bằng cách đưa ra những số liệu, bảng giá, nghiên cứu liên quan:
I will be proud to__________________(reintroduce the features of the Product).
Đồng thời, ở phần này, bạn hãy cung cấp các thông tin về sản phẩm và dịch vụ của mình cùng ưu đãi. Hãy làm nổi bật những lợi ích một cách rõ ràng, sát với nhu cầu của họ.
Một số mẫu tham khảo:
| Cách 1 | [My company] has a new platform that will help [their organization name]. [One sentence pitch of benefits]. We do this by: Benefit/ feature 1 Benefit/ feature 2 Benefit/ feature 3 (optional) | [Công ty của tôi] có một nền tảng mới sẽ trợ giúp [tên tổ chức của họ]. [Một câu giới thiệu về lợi ích]. Chúng tôi làm điều này bằng cách: Lợi ích / tính năng 1 Lợi ích/ tính năng 2Lợi ích/ tính năng 3 (tùy chọn) |
| Cách 2 | [My company] has a new tool that’ll help [their organization name] to more effectively [One sentence pitch of benefits]. I know that [our product] will be able to help [their organization name] [insert high-level benefit here] in less than X months like we’ve already seen with [relevant customer] and [relevant customer]. | [Công ty của tôi] có một công cụ mới sẽ giúp [tên tổ chức của họ] đạt được [Một câu giới thiệu lợi ích] hiệu quả hơn. Tôi tin rằng [sản phẩm của chúng tôi] sẽ có thể giúp [tên tổ chức của họ] [điền lợi ích tại đây] trong vòng chưa đầy X tháng như chúng tôi đã thấy với [khách hàng có liên quan] và [khách hàng có liên quan]. |
| Cách 3 | It felt like our product could help solve some of the issues that you are having within your company, especially in these areas – [Feature #1] Will allow you to [accomplish X goal] – [Feature #2] Will help you [with Y challenge] – [Feature #3] Will mitigate [Z issue]I’m also attaching a few resources for you to gain a better understanding of how we can help you. | Sản phẩm của chúng tôi có thể giúp giải quyết một số vấn đề mà bạn đang gặp phải trong công ty của mình, đặc biệt là trong những lĩnh vực này – [Tính năng # 1] Sẽ cho phép bạn [hoàn thành mục tiêu X] – [Tính năng # 2] Sẽ giúp bạn [với thử thách Y] – [Tính năng # 3] Sẽ giảm thiểu [vấn đề Z] |
2.5. Testimonial – Chứng thực
Hãy đưa ra dẫn chứng thực tế từ những người dùng trước để chứng minh rằng sản phẩm của bạn hữu ích.
This software is in the market for last two months and we have got positive responses from our customers.
Xem thêm các bài viết liên quan:
- 100+ bài tập trọng âm trong có đáp án chi tiết
- So sánh nhất (Superlative) trong tiếng Anh – Cách dùng và bài tập chi tiết
- Các tháng trong tiếng Anh: Cách học và nhớ lâu hiệu quả
2.6. Call to action – Kêu gọi hành động
Hãy kêu gọi điều mà bạn muốn khách hàng làm. Lời kêu gọi phải thật rõ ràng, không chung chung. Ví dụ nếu bạn muốn mua hàng, hãy viết:
Place your order today!
Fill in the order form we have enclosed and buy one now.
Trước khi viết Call to Action – Lời kêu gọi hành động cuối trong email chào hàng bằng tiếng Anh. Hãy suy nghĩ kĩ về những gì bạn muốn đạt được. Mục tiêu chính của email bán hàng bằng Tiếng Anh của bạn là gì?
- Nó có phải để khuyến khích người nhận ngay lập tức nhấp chuột qua Website bán hàng ngay khi đọc không?
- Bạn có hy vọng thu hút sự quan tâm và đặt một cuộc nói chuyện ngắn không?
- Hay mục đích của bạn là khiến họ muốn dùng thử miễn phí sản phẩm?
Chỉ khi bạn biết được chính xác những gì bạn hy vọng có được từ những cuộc trò chuyện này, bạn mới có thể viết một câu Call to Action chuẩn chỉnh.
Dưới đây là một số tips viết CTA cho email chào hàng bằng tiếng Anh đem lại hiệu ứng tốt:
| Hẹn ngày và giờ cụ thể nếu bạn mong muốn có một cuộc hẹn giới thiệu | Does next Tuesday at 11 am or Thursday at 3 pm work for a 15-minute call? | Liệu thứ Ba tới lúc 11 giờ sáng hoặc 3 giờ chiều Thứ Năm bạn có tiện cho một cuộc gọi 15 phút không? |
| Cung cấp link dùng thử sản phẩm | Here’s a unique link that’s expiring soon—it’ll give you an extended 30-day free trial. Just click this link and in one minute you’ll be able to test out the product and see the results I’ve been talking about for yourself. | Đây là một liên kết dùng thử có hạn — nó sẽ cung cấp cho bạn bản dùng thử miễn phí kéo dài 30 ngày. Chỉ cần nhấp vào liên kết này và chờ trong vòng một phút, bạn sẽ có thể dùng thử sản phẩm và đánh giá kết quả |
| Lời kêu gọi hành động ngắn gọn | Place your order today! | Đặt hàng ngay hôm nay! |
| Fill in the order form we have enclosed and buy one now. | Điền vào mẫu đơn đặt hàng mà chúng tôi đã đính kèm dưới đây để đặt mua sớm nhất | |
| Cung cấp thông tin | If you want more advice, please contact [Company Name] via hotline [Phone number] or email [Email name] for further information.. | Nếu quý khách mong muốn được tư vấn thêm xin vui lòng liên hệ với [Tên công ty] qua hotline [ Số điện thoại ] hoặc email [Tên email] để được tư vấn chi tiết |
Tóm lại, hãy kết thúc Email chào hàng bằng tiếng Anh của bạn bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng, trực tiếp. Tránh viết không mơ hồ gây hiểu lầm, hoặc đưa ra quá nhiều lời kêu gọi hành động gây rối.
2.7. Closing – Kết thư
Và đừng quên gửi lời chào thân thiện đến khách hàng nhé.
Many thanks for/ Thank you for… Cám ơn vì…
I look forward to hearing from you soon. Tôi hi vọng nhận được thư sớm từ bạn
Please let me know if you have any questions. Nếu bạn có bất cứ câu hỏi gì hãy hồi âm lại cho tôi biết
…If you have any queries/ questions, please call me/ please don’t hesitate to let me know. Nếu có bất cứ yêu cầu, thắc mắc nào xin vui lòng gọi cho tôi/ cho tôi biết.
Kết thư bằng 1 số cụm từ mang ý nghĩa trang trọng (Formal) như:
Yours sincerely – Thường được dùng cho các Email trang trọng
Best regards: Lời chào cuối thư chúng ta cũng có thể dùng Best regards thay cho Yours sincerely hoặc Yours faithfully. Cụm từ này dùng được cả trong tình huống trang trọng và không trang trọng
Lưu ý: Nếu bắt đầu Email bằng Dear + Tên người nhận cụ thể, sẽ kết thúc bằng Yours sincerely
Nếu bắt đầu Email bằng Dear Sir/ Madam (không có tên người cụ thể), chúng ta dùng Yours faithfully ở cuối Email.
Chú ý
- Sử dụng các mẫu câu lịch sự như would like, could, thank you, look forward to…
- Đi thẳng vào vấn đề cần chào hàng, không viết lan man nhằm tránh trường hợp email của bạn vào mục Spam. Cần nhớ rằng email của bạn súc tích nhưng đủ ý để giúp người nhận tiếp thu một cách dễ dàng nhất.
- Không sử dụng các từ viết tắt như I’m, I’d like to,… Điều này sẽ gây mất thiện cảm đối với người đọc, và một khi người nhận không đọc thư của bạn thì coi như kết quả bằng không.
- Không quên gửi lời cảm ơn cuối thư, ký tên và sử dụng mẫu câu mong chờ nhận được sự trả lời lại.
3. Mẫu email chào hàng tiếng Anh hiệu quả
3.1. Mẫu email chào hàng số 1
Dear sir,
Re: rush mats
We would like to thank you for your letter of 25 June and we were pleased to learn that you liked our rush mats. We are happy to offer you the goods on the following terms and conditions, subject to our final acceptance upon receipt of your order.
Commodity: fancy rush mats
Quantity: 5000 pieces
Specification: as per enclosed specifications
Price: GBP 1 per unit CIF Hamburg including packing
Packing: 20 pieces in one bale wrapped in strong rush-matting and steel hooped.
Delivery: in one lot in mid August
Payment: in Pound sterling of Great Britain by an irrevocable letter of credit to be opened through London Commercial Bank, 15 days prior to the shipment to the account of the Bank for Foreign Trade of Vietnam in our favour.
We look forward to your early order and assure you that any of yours orders will have our best attention.
Yours faithfully,
Ms. Anna
Dịch nghĩa:
Kính chào Ông/ bà,
Chúng tôi cảm ơn về bức thư của ông/ bà vào ngày 25 tháng 6 và chúng tôi vui mừng khi biết rằng ông/ bà thích thảm mùa hè của chúng tôi. Chúng tôi rất vui khi được cung cấp cho ông/bà mặt hàng này theo các điều khoản và điều kiện sau đây, tùy thuộc vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn hàng của ông/ bà.
Hàng hóa: thảm mền cao cấp
Số lượng: 5000 miếng
Đặc điểm kỹ thuật: theo các yêu cầu kỹ thuật
Giá: 1 bảng Anh / đơn vị CIF Hamburg bao gồm bao bì
Đóng gói: 20 miếng trong một kiện bao bọc bằng tấm ván cao su và thép cuộn.
Giao hàng tận nơi: một lô hàng vào giữa tháng 8
Thanh toán: bằng đồng bảng Anh của Vương quốc Anh bằng một thư tín dụng không huỷ ngang được mở qua Ngân hàng Thương mại Luân Đôn, 15 ngày trước khi vận chuyển vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Chúng tôi mong muốn nhận đơn đặt hàng sớm của ông/ bà và đảm bảo với ông/ bà rằng bất kỳ đơn đặt hàng nào của ông/ bà sẽ được chúng tôi quan tâm nhất.
Trân trọng,
Anna
3.2. Mẫu email chào hàng số 2
Dear sir,
Thank you for your enquiry of 4 December for our rattan ware. We would like to inform you that the items you requested namely shopping baskets and fruit plates are out of stock. However, we are able to offer you similar products made of carefully selected bamboos. As you will see from the enclosed photo of the samples, the items marked VH3320 and VH3312 are much more attractive in design than usual existing ones.
Our products are available in various standard sizes with different designs and we are in position to deliver the goods in different sizes, designs and colors with three months from receipt of the order on request.
Our bamboo products are more and more beautiful and attractive thanks to the technical process which make them durable and artistic. We therefore, believe that the offered goods will be favorably received by British customers and sell well there.
We assure you that any of your orders will have our great attention.
Yours faithfully,
Mr. David
Dịch nghĩa:
Kính chào Ông/ bà,
Cảm ơn về yêu cầu của ông/ bà vào ngày 4 tháng 12 cho sản phẩm mây tre. Chúng tôi muốn thông báo cho ông/ bà rằng các mặt hàng ông/ bà yêu cầu là giỏ mua hàng và trái cây đã hết. Tuy nhiên, chúng tôi có thể cung cấp cho bạn sản phẩm tương tự được làm bằng tre được lựa chọn cẩn thận. Như ông/ bà sẽ thấy trong bức ảnh đính kèm của các mẫu, các mục được đánh dấu VH3320 và VH3312 rất hấp dẫn hơn trong thiết kế so với các thiết bị hiện có.
Sản phẩm của chúng tôi có thể đáp ứng các tiêu chuẩn kích cỡ đa dạng với thiết kế và màu sắc khác nhau, nhận hàng theo yêu cầu trong ba tháng kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Sản phẩm tre của chúng tôi ngày càng đẹp và hấp dẫn nhờ quy trình công nghệ làm cho chúng dẻo dai và nghệ thuật. Do đó, chúng tôi tin tưởng rằng hàng hoá được chào bán sẽ được khách hàng Anh đón nhận và tiêu thụ tốt ở đó. Chúng tôi đảm bảo với ông/ bà rằng bất kỳ đơn đặt hàng của ông/ bà sẽ có sự chú ý của chúng tôi.
Trân trọng,
David
Bài viết trên đây đã chia sẻ đến bạn cách viết thư chào hàng cũng như những mẫu email chào hàng hiệu quả. Hãy lưu lại và áp dụng đúng trường hợp để nhận về kết quả tốt nhất nhé! Chúc các bạn thành công.
