Cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh văn phòng – Những lưu ý quan trọng

Cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh văn phòng - Những lưu ý quan trọng

Sở hữu vốn tiếng Anh giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn có một công việc tốt mà còn giúp bạn tự tin khi giao tiếp tiếng Anh. Bài viết hôm nay sẽ chia sẻ đến bạn cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh văn phòng. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Luôn giới thiệu bản thân trước tiên

  • Đây là hành động mà mọi người đều phải thực hiện khi nghe điện thoại dù là tiếng Anh hay tiếng Việt. Tuy nhiên thay vì giới thiệu dài dòng, bạn hãy giới thiệu một cách ngắn gọn bằng cách giới thiệu họ và tên và bộ phận đang công tác.

Ví dụ:

“Hello, Accounting Department, Syndi Seid speaking.” (Xin chào, đây là Phòng kế toán, tôi là Syndi Seid)

  • Trong những trường hợp khác, bạn cũng cần nói rõ tên của mình. Đừng chỉ trả lời bằng những từ như “yeah” hoặc “yes”.
  • Khi gọi điện cho người khác, bạn cũng cần nói rõ mình là ai và tên người bạn muốn gặp.

Ví dụ:

“Hello, my name is Sam from ABC Corporation.  May I please speak with Ms. Jane Smith?” (Xin chào, tôi là Sam từ công ty ABC. Vui lòng cho tôi gặp bà Jane Smith.)

2. Chú ý đến giọng điệu của bạn trong điện thoại

Khi nói chuyện với người khác qua điện thoại, bạn hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.

3. Hãy suy nghĩ thật kỹ và sắp xếp lại những ý bạn định nói trước khi gọi

Hãy suy nghĩ thật kỹ và sắp xếp lại những ý bạn định nói trước khi gọi
Hãy suy nghĩ thật kỹ và sắp xếp lại những ý bạn định nói trước khi gọi

Thông thường, khi trả lời các cuộc gọi tại văn phòng, bạn chỉ cần sử dụng một số mẫu câu và từ ngữ cố định, tùy vào nhu cầu công việc và vị trí mà bạn đảm nhiệm.

Vì vậy, để ứng phó nhanh hơn, bạn nên dành thời gian viết ra những câu thường dùng vào một quyển sổ. Cách này có 2 ưu điểm:

  • Bạn có thể suy nghĩ cách dùng từ và câu sao cho rõ ràng nhất.
  • Có thể kiểm tra lại cấu trúc ngữ pháp và cách dùng từ.

4. Đừng để bị ngắt quãng khi đang nói điện thoại

Hãy tập trung nói chuyện điện thoại, đừng vừa nói chuyện vừa nhắn tin hay làm việc gì khác. Khi bạn cần thời gian để kiểm tra lại thông tin, nhận 1 cuộc gọi khác quan trọng hơn, đây là một số cách nói lịch sự đề đề nghị người kia đừng gác máy:

  • Could you hold for a moment?
  • Do you mind holding for a moment?
  • May I put you on hold?

5. Khi để lại lời nhắn, hãy nói thật chậm và rõ ràng

Khi để lại lời nhắn, hãy nói thật chậm và rõ ràng
Khi để lại lời nhắn, hãy nói thật chậm và rõ ràng

Là người nói, bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng đối phương đã nắm được tất cả những nội dung đã trao đổi. Nếu khách hàng chưa biết rõ về bạn, hãy để lại thông tin và cách thức liên lạc với bạn một cách chậm rãi và rõ ràng.

6. Luôn nói thấp giọng nhưng rõ ràng

Việc kiểm soát âm lượng không chỉ ảnh hưởng đến người nghe điện thoại với bạn mà còn ảnh hưởng đến những người xung quanh. Đặc biệt là môi trường làm việc hoặc nơi đông người. Bạn có thể đặt ống nghe ra xa để xem là mình đang nói nhỏ hay to để điều chỉnh cho phù hợp nhé!

Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Trong công việc đó là một kỹ năng sống hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng giữa các bên với nhau. Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh văn phòng. Hãy lưu lại và vận dụng nhé! Chúc các bạn thành công. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *