Sở hữu vốn tiếng Anh giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn có một công việc tốt mà còn giúp bạn tự tin khi giao tiếp tiếng Anh. Bài viết hôm nay Unia.vn sẽ chia sẻ đến bạn cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh văn phòng. Hãy cùng theo dõi nhé!
Nội dung chính
Cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh
Cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh – Khi bạn là người nghe
Trả lời điện thoại
Một cách lịch sự
- Hello. This is Ann. (Điện thoại cá nhân)
- Hello, thank you for calling [name of company]. This is Ann – how can I help you? (Điện thoại Cty)
- Good morning/afternoon, this is Ann. How can I help you? (Điện thoại Cty)
Thân mật
- Hello
- Ann speaking
Xin tên của người gọi đến
- May I have your name, please?
- Who am I speaking with?
- May I ask who’s calling? – Có thể vui lòng cho tôi biết tên bạn không?
Yêu cầu người khác giữ máy
Một cách lịch sự
- Can I put you on hold for a moment, please?
- Would you mind holding for just a moment?
- If it is ok with you, I am going to put you on hold for a moment. I will see if she is available.
Thân mật
- Hold on a sec/ moment. (“Sec” là viết tắt của second )
- Just a sec.
- Just a moment.
Hỏi lại khi bạn nghe không rõ
Một cách lịch sự
- I’m sorry – I didn’t catch that. Could you please repeat yourself?
- I’m sorry – do you mean to say …?
- Just to clarify, you said…
- Would you mind spelling that for me?
- Would you mind slowing down?
- Would you mind speaking a little more slowly?
Thân mật
- I’m sorry. Could you repeat that?
- Can you spell that?
Ghi lại lời nhắn
Một cách lịch sự
- I’m sorry. She isn’t available at the moment. Can I take a message for her?
- If you leave a message, I will be sure to get it to him as soon as he is available.
- She is away at the moment. May I ask who is calling?
- Would you like me to connect you to his voicemail?
Thân mật
- I’ll let him/ her know that you called.
- Who’s calling, please?
Kết thúc cuộc gọi
Một cách lịch sự
- Is there anything else I can help you with?…… thanks for calling.
- Thank you for calling. I will make sure to give him the message.
- Thanks for calling – I have another phone call so I will need to let you go.
- Thanks for calling and have a great day.
Thân mật
- I need to let you go.
- I have a meeting soon so I gotta run. (“Gotta” thường được dùng trong tiếng Anh Mỹ, là viết tắt của “got to” hoặc “have to.“)
- It was great to chat. I’ll talk to you again soon.
Xem thêm: Các tháng trong tiếng Anh
Cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh – Khi bạn là người gọi đến
Trong những cuộc giao tiếp tiếng Anh cùng với khách hàng hay giám đốc qua điện thoại và bạn chính là người trực tiếp gọi điện thì bạn nên trò chuyện như thế nào để hợp lý nhất.
Hãy tham khảo ngay những mẫu thoại ngay cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh bên dưới nhé.
| English | Vietnamese |
| Hello. This is Bella calling from ABC company. Can I speak to your manager? | Xin chào. Tôi là Bella gọi điện từ công ty ABC. Tôi có thể nói chuyện với quản lý của bạn được không vậy? |
| Can I leave a message for him/her? | Tôi có thể để lại lời nhắn được không? |
| Hi. Could you tell him/her that I called, please? | Chào bạn. Bạn có thể nhắn anh ấy/ cô ấy là tôi gọi được không? |
| Yes, thanks. I’ll call back later. | Vâng. Cám ơn bạn. Tôi sẽ gọi lại sau nhé. |
| Excuse me. I think we have a bad connection. Can I call you back? | Xin lỗi, Tôi nghĩ là đường truyền có vấn đề. Tôi có thể gọi lại sau được không vậy? |
| I’m sorry, we have a bad connection. | Tôi xin lỗi, đường truyền đang rất kém |
| Jane. Could you speak a little louder, please? | Jane. Bạn có thể nói lớn hơn một chút được không? |
| Thank you so much. Have a nice day. | Cám ơn bạn rất nhiều. Chúc một ngày tốt lành nhé. |
Giới thiệu bản thân
Một cách lịch sự
- This is Ann from [company name].
Hello. This is Ann. I am calling about… - Hey Rose. It’s Mosa calling.
- Hi, It’s Jerry from the doctor’s office here.
Thân mật
- Hi. It’s Ann.
- Hi – it’s me. (Sử dụng khi bạn biết chắc người nghe sẽ nhận ra bạn là ai qua giọng nói. Ví dụ cha, mẹ, anh, chị, bạn bè thân)
Yêu cầu được nói chuyện với ai đó khác
Lịch sự
- Is …available? (Example: Is Çim available?)
- May I speak to …? (Example: May I speak to the doctor?)
- I’d like to talk with…. (Example: I’d like to talk with Mr. Adams.)
Thân mật
- Is … free? (Example: Is Çim free?)
- Can I talk to ….? (Example: Can I talk to mom?)
Để lại lời nhắn
Một cách lịch sự
- Yes. Thank you. Please tell her Selma called. Ask her to call me back at 430.444.4444.
- Could you have her return my call tomorrow?
- Please tell him I’ll be available on Thursday at 10:00.
- Yes, please put me through to her voicemail. Thank you.
Thân mật
- No thanks. I’ll call back later.
- Yeah, tell him Selma called.
Kết thúc cuộc gọi
- Thank you very much
- Thanks for your help. Have a great day.
Xem thêm các bài viết liên quan:
- Cách chào hỏi bằng tiếng Anh
- Đoạn hội thoại tiếng Anh về xin lỗi khách hàng
- 299+ mẫu câu tiếng Anh giao tiếp công sở khi gặp đối tác kinh doanh
Lưu ý về cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh
1. Luôn giới thiệu bản thân trước tiên
Đây là một hành động mà mọi người đều phải thực hiện khi nghe điện thoại dù là tiếng Anh hay tiếng Việt.
Tuy nhiên thay vì giới thiệu dài dòng, bạn hãy giới thiệu một cách ngắn gọn bằng cách giới thiệu họ và tên và bộ phận đang công tác.
Ví dụ: “Hello, Accounting Department, Syndi Seid speaking.” (Xin chào, đây là Phòng kế toán, tôi là Syndi Seid.)
Trong những trường hợp khác, bạn cũng cần nói rõ tên của mình. Đừng chỉ trả lời bằng những từ như “yeah” hoặc “yes”.
Khi gọi điện cho người khác, bạn cũng cần nói rõ mình là ai và tên người bạn muốn gặp.
Ví dụ: “Hello, my name is Sam from ABC Corporation. May I please speak with Ms. Jane Smith?” (Xin chào, tôi là Sam từ công ty ABC. Vui lòng cho tôi gặp bà Jane Smith.)
2. Chú ý đến giọng điệu của bạn trong điện thoại
Khi nói chuyện với người khác qua điện thoại, bạn hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ.
Bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.
3. Hãy suy nghĩ thật kỹ và sắp xếp lại những ý bạn định nói trước khi gọi
Thông thường, khi trả lời các cuộc gọi tại văn phòng, bạn chỉ cần sử dụng một số mẫu câu và từ ngữ cố định, tùy vào nhu cầu công việc và vị trí mà bạn đảm nhiệm.
Vì vậy, để ứng phó nhanh hơn, bạn nên dành thời gian viết ra những câu thường dùng vào một quyển sổ. Cách này có 2 ưu điểm:
- Bạn có thể suy nghĩ cách dùng từ và câu sao cho rõ ràng nhất.
- Có thể kiểm tra lại cấu trúc ngữ pháp và cách dùng từ.
4. Đừng để bị ngắt quãng khi đang nói điện thoại
Hãy tập trung nói chuyện điện thoại, đừng vừa nói chuyện vừa nhắn tin hay làm việc gì khác.
Khi bạn cần thời gian để kiểm tra lại thông tin, nhận 1 cuộc gọi khác quan trọng hơn. Đây là một số cách nói lịch sự đề đề nghị người kia đừng gác máy:
- Could you hold for a moment?
- Do you mind holding for a moment?
- May I put you on hold?
5. Khi để lại lời nhắn, hãy nói thật chậm và rõ ràng
Là người nói, bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng đối phương đã nắm được tất cả những nội dung đã trao đổi.
Nếu khách hàng chưa biết rõ về bạn, hãy để lại thông tin và cách thức liên lạc với bạn một cách chậm rãi và rõ ràng.
6. Luôn nói thấp giọng nhưng rõ ràng
Việc kiểm soát âm lượng không chỉ ảnh hưởng đến người nghe điện thoại với bạn mà còn ảnh hưởng đến những người xung quanh.
Đặc biệt là môi trường làm việc hoặc nơi đông người. Bạn có thể đặt ống nghe ra xa để xem là mình đang nói nhỏ hay to để điều chỉnh cho phù hợp nhé!
Hội thoại mẫu về cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh
Hãy lắng nghe đoạn hội thoại trên và luyện tập theo nhé!
Điện thoại cá nhân
- A: May I speak with Lee? This is Ray.
- B: Lee here.
- A: Lee, I thought that was you. How’s it going?
- B: I am doing well. How can I help you?
- A: I would like to treat you to lunch tomorrow so I can get some suggestions from you.
- B: Sounds like a plan. Where would you like to meet?
- A: How about the new Chinese place next door?
- B: Yes, that would work well for me.
- A: I’ll join you around twelve for lunch then.
- B: It’s a go then. See you there.
Điện thoại Công ty
- Helen: Midtown Computer Solutions, Helen speaking. How can I help you?
- Ryan: Hello, this is Ryan Bardos. May I speak with Natalie Jones, please?
- Helen: One moment please – I’ll put you through.
- Helen: Mr. Bardos? I’m sorry, Natalie’s in a meeting at the moment. Would you like to leave a message?
- Ryan: Yes, could you ask her to call me back as soon as possible? It’s pretty urgent.
- Helen: Of course. Does she have your number?
- Ryan: She has my office number, but let me also give you my cell – it’s 472-555-8901.
- Helen: Let me read that back to you – 472-555-8901.
- Ryan: That’s right.
- Helen: And could you spell your last name for me?
- Ryan: B as in Boston – A – R – D as in dog – O – S as in September
- Helen: Okay, Mr. Bardos. I’ll give her the message.
- Ryan: Thanks a lot. Bye.
Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Trong công việc đó là một kỹ năng sống hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng giữa các bên với nhau.
Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh văn phòng. Hãy lưu lại và vận dụng nhé! Chúc các bạn thành công.
