Với mỗi tình huống, bạn cần phải tiếp cận trực tiếp, khéo léo đề cập và diễn giải vấn đề để tránh gây hiểu lầm giữa bạn và sếp bởi có khi chính sếp cũng không nhận ra rằng những việc mình làm lại khiến bạn khó chịu. Bài viết sau đây UNI Academy sẽ giúp bạn biết cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài.
Nội dung chính
1. Cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài – Từ chối yêu cầu vì một lý do chính đáng
Đôi khi bạn cảm thấy ngột ngạt, áp lực và mệt mỏi vì sếp cứ liên tục giao việc mà bạn không có cách nào để từ chối: Nói có thì phải làm thêm, việc chất chồng không giải quyết hết, nói không thì sợ bị trù, mất cơ hội thăng tiến. Vậy làm cách nào để giải quyết vấn đề này?
Hãy nghe kĩ yêu cầu của sếp và cân nhắc xem đó là việc gấp, việc quan trọng hay việc “vặt”, ai cũng có thể làm được, với mỗi loại công việc như vậy bạn sẽ có cách xử lý khác nhau.
Trong trường hợp sếp sai việc nhỏ như: pha trà, rửa ấm chén, photo giấy tờ, đánh máy văn bản… nếu không quá bận, bạn hoàn toàn có thể nhận việc. Thế nhưng nếu sếp cứ liên tục đưa những công việc như vậy thì bạn cần xem xét lại, chúng sẽ khiến bạn tiêu tốn một đống thời gian vô ích, tiến độ làm việc bị chậm lại.
Trong trường hợp sếp sai việc quan trọng thì bạn cần thực hiện theo các bước sau:
- Lắng nghe thật kỹ công việc mà sếp giao phó
- Kiểm tra lại tiến độ công việc hiện tại xem có thể nhận thêm việc mới hay không
- Hỏi chi tiết về công việc mới: nội dung, nhân sự làm việc, thời gian triển khai, yêu cầu cụ thể…
- Đánh giá sơ bộ về khả năng nhận việc
Từ đó bạn sẽ quyết định được mình có nên nhận lời yêu cầu từ sếp hay không, tốt nhất, bạn không nên quyết định vội vàng nếu chưa có cái nhìn tổng thể về nhiệm vụ, rất có thể đó là cơ hội để sếp đánh giá lại năng lực và cất nhắc bạn lên vị trí cao hơn.
Để tránh mất lòng sếp khi chối từ, bạn nên dùng thái độ hòa nhã, lý do thích đáng. Đây cũng là cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài mà bạn sẽ không bị sếp ghét và được nhìn nhận đúng năng lực thật sự.
Bạn có thể nói một số câu sau để biết cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài:
- I’m sorry, my schedule is full today. Can I work on it first thing in the morning? (Xin lỗi hôm nay tôi bận rồi. Tôi sẽ giải quyết việc này đầu tiên vào sáng mai, được không?)
- I have to leave now for appointment. I will work on it right afterwards, is it okay? (Tôi phải đi bây giờ vì lỡ có hẹn. Sau cuộc hẹn tôi sẽ giải quyết công việc ngay được không?)
2. Cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài – Đưa ý kiến tranh luận với sếp
Thông thường, đa phần chúng ta đều rất ngại thể hiện sự bất đồng ý kiến với cấp trên. Bạn cần có một ít nỗ lực và sự khéo léo để thuyết phục được sếp và công việc vẫn trôi chảy.
Trước tiên, hãy đảm bảo rằng ý kiến của bạn là đúng đắn và có giá trị. Sau đó, thẳng thắn nói lên quan điểm của mình với sếp.
Vài mẫu câu bạn nên tham khảo để biết cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài như:
- I respect your opinion but I think one alternative solution could be … (Tôi tôn trọng ý kiến của sếp nhưng tôi nghĩ có một giải pháp khác là …
- I’m afraid I have to disagree with you on this matter. (Tôi e là mình không đồng ý với sếp về điểm này.)
- True, that’s a fair point. How about …… instead? (Vâng điều đó cũng có lý. Nhưng liệu ….. thì sao?)
Xem thêm bài viết liên quan:
- Lỗi cần tránh khi giao tiếp với người nước ngoài
- Nhóm từ tiếng Anh giao tiếp thông dụng cho người mới bắt đầu
- 5 phương pháp học tiếng Anh giao tiếp công sở chỉ với 10 phút mỗi ngày
3. Cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài – Xin lỗi, nhận khuyết điểm cho sai lầm của mình
Trước toàn thể nhân viên, nếu bạn bị đánh giá thấp từ sếp thì có lẽ phủ nhận chính là phản ứng đầu tiên. Thậm chí, bạn đã nhiều lần tìm cách đổ lỗi cho một ai đó hay nhanh nhất là hoàn cảnh. Có lẽ vì vậy mà đến bây giờ bạn vẫn tiếp tục nhận được những lời đánh giá tương tự vậy.
Mặc dù sự phủ nhận thể hiện lòng tự trọng, không muốn bị sếp hay nhân viên khác xem thường và mất niềm tin nhưng bạn có biết càng quanh co, càng lấy ra vô vàn những lý do bao biện thì bạn càng trở nên tiêu cực hay không? Hình ảnh của những người tiêu cực chẳng bao giờ đẹp trong mắt người khác.
Vì thế, hãy dũng cảm đối diện với những sai lầm của chính mình. Tập cách xin lỗi và nhìn nhận lại những điểm sai. Như thế bạn mới có thể phát triển và được mọi người tin tưởng.
Để nhận khuyết điểm, bạn có thể nói một số câu sau để biết cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài:
- I should have run my actions by you before executing. I’m sorry and it won’t happen again. (Đáng ra tôi nên để sếp duyệt trước khi thực hiện. Tôi rất xin lỗi và chuyện này sẽ không lặp lại.)
- I realize that what I said earlier was offensive. Please accept my humble apology. (Tôi đã hiểu những điều mình nói là sai. Xin chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi.)
- I’m so sorry I missed the deadline. Please let me fix this by …. (Tôi vô cùng xin lỗi đã làm trễ việc. Xin để tôi sửa sai bằng cách …)
4. Cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài – Nhắc nhở khi sếp có nhầm lẫn
Hãy tôn trọng tất cả những điều sếp nói, nếu có điều gì bạn cảm thấy không thỏa đáng thì hãy đáp lại bằng những ý kiến, lời bình luận thật sự công tâm.
Nguyên tắc đúng thì khen, sai thì thẳng thắn góp ý và xây dựng sẽ luôn góp phần tích cực trong mọi cuộc hội thoại. Nhất là khi bạn đối diện với sếp, hãy tuân thủ nguyên tắc này đảm bảo bạn sẽ không làm phật lòng sếp đâu nhé.
Bạn có thể tham khảo một số câu sau để biết cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài:
- Boss, I think there is a mistake here. Could you please check … again? (Sếp ơi, tôi nghĩ có gì nhầm lẫn ở đây. Sếp kiểm tra lại giúp về …. được không ạ?)
- Boss, you may want to check this part again. (Sếp ơi, làm ơn xem lại giúp em phần này được không?)
- I just want to remind you that … (Sếp ơi, em chỉ muốn nhắc là ….)
Những mẫu câu giao tiếp giúp bạn ghi điểm với sếp
1. Xưng hô đúng chuẩn kèm theo “please”, “excuse me”
- Sir –> ngài
- Ma’am (cách gọi ngắn của madam) –> bà.
- Please –> xin mời, làm ơn.
- Excuse me –> xin lỗi (dùng khi bạn phải chen ngang vào công việc của họ).
2. Sẵn sàng chủ động với công việc
- Of course –> Tất nhiên rồi.
- It’s not a problem –> Tôi rất sẵn lòng, không vấn đề gì.
- I’ll start that right away –> Tôi sẽ bắt tay làm ngay đây.
- Is there anything I can do? –> Tôi có thể làm được gì không?
- How can I help you? –> Tôi có thể làm gì để giúp anh/chị?
- Would it be possible to reschedule the meeting? –> Liệu có thể sắp xếp lại lịch họp được không?
- Would you like me to complete the project? –> Anh/chị có muốn tôi hoàn thành dự án này không?
3. Lịch sự khi đề nghị hoặc nhờ việc sếp
- May I … –> tôi có thể… (tỏ vẻ lịch sự và khiêm nhường)
- Could you … please? –> Anh/chị có thể … (thể hiện sự trang trọng)
- Would you mind …? –> Anh/chị có phiền ….?
- May I talk to you for a moment? –> Tôi xin phép nói chuyện một lát với anh/ chị được không?
- Could you go over that with me? –> Anh/chị có thể xem xét điều đó với tôi được không?
- Would you mind if I took my lunch break? –> Tôi xin phép nghỉ trưa được không?
- Would you mind if I left the office early today? –> Phiền anh chị cho phép tôi nghỉ sớm hôm nay được không?
- I may need a bit more time with the report. –> Tôi cần thêm chút thời gian với bản báo cáo.
4. Nhận sai khi mắc lỗi
- I understand. I will keep that in mind –> Tôi hiểu rồi, tôi sẽ nhớ.
- I’ll make sure to remember that for next time. –> Lần tới tôi chắc chắn sẽ nhớ.
- I will correct the error right away. –> Tôi sẽ sửa nó ngay đây.
- Sorry I missed the deadline. It will never happen again. –> Tôi xin lỗi vì trễ hẹn. Nó sẽ không bao giờ xảy ra nữa.
Trên đây là một số cách gỡ rối tình huống giao tiếp với sếp nước ngoài. Ngoài ra, còn vô vàn lưu ý và bài học bổ ích mà bạn cần nắm bắt để có thể giúp bản thân ghi điểm tốt trong mắt nhà lãnh đạo. Điều này không khó khăn nhưng cũng chẳng dễ dàng, vì vậy, đòi hỏi bạn phải thực sự kiên trì, khéo léo và thông minh. UNI Academy chúc các bạn thành công.
