Viết thư bằng tiếng Anh đã khó nhưng để viết được một mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuẩn lại càng khó. Đặc biệt đối với những người đang làm việc trong môi trường nước ngoài thì càng quan trọng, bởi thông qua đơn xin phép này sẽ thể hiện được kỹ năng và sự chuyên nghiệp của mình.
Nhưng không phải ai cũng biết cách viết thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh do mỗi loại thư lại có đặc thù riêng. Vậy làm thế nào để viết thư xin phép bằng tiếng Anh chuẩn và chuyên nghiệp nhất?
Hôm nay Unia.vn sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi về cách viết một mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh hay và logic nhất.
Nội dung chính
1. Cách viết mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đơn giản nhất
Trước khi viết đơn xin nghỉ phép bạn cần:
Thông báo sớm cho người quản lý
Trong trường hợp của bạn là bất khả kháng (như chữa bệnh, chăm sóc người ốm) hay bạn chủ động lịch nghỉ (như tổ chức lễ cưới) thì hãy cho sếp của bạn biết sớm.
Để được chấp thuận cho kỳ nghỉ đó, bạn hãy nói chuyện trực tiếp với người quản lý trực tiếp của bạn trước khi gửi email xin nghỉ phép chính thức.
Hãy thành thực
Hãy trung thực và cởi mở về lý do nghỉ phép cũng như thời gian nghỉ (điều này tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người quản lý). Nếu lý do của bạn là bệnh tật hoặc chăm sóc thành viên gia đình bị bệnh, bạn không cần phải đi sâu vào chi tiết nếu không cảm thấy thoải mái.
Thảo luận về việc công việc của bạn sẽ được xử lý thế nào khi bạn vắng mặt
Hãy để quản lý của bạn biết bạn có kế hoạch phân phối công việc của mình trong kỳ nghỉ phép. Bạn có thể thỏa thuận với thành viên khác trong nhóm để họ tiếp nhận công việc của bạn, xử lý công việc từ xa nếu có thể,… Hãy cho họ thấy bạn chủ động, có trách nhiệm và quan tâm đến công việc của mình.
2. Một số cấu trúc câu và lưu ý khi viết thư
Một số cấu trúc câu để viết lý do
Các bạn đang phân vân không biết nên đưa ra lý do như thế nào cho hợp lý và lịch sự, đây sẽ là những gợi ý hữu ích cho các bạn tham khảo.
- I would like to ask permission for a day off from work on ….. (date) because ….. (reason) – Tôi viết thư này để xin phép (ông) bà cho tôi nghỉ một ngày vào …. (ngày) vì ….(lý do).
- I am writing to request your approval for a day off on ….(date) for a family matter. – Tôi viết thư này để xin phép nghỉ một ngày vào ngày …. vì lý do gia đình.
- I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term leave, from …. to… (date) – Tôi đang viết thư này để cho anh biết rằng tôi thật sự cần nghỉ phép dài hạn, từ… đến… (ngày).
- I am writing to request your approval for …. day leave for … (reason). – Tôi viết thư này để mong anh đồng ý cho tôi nghỉ phép …. ngày vì … (lý do).
- I am writing this letter to inform you that I need to take a day of absence on the … (date) of this month. – Tôi viết thư này để thông báo với anh rằng tôi cần nghỉ một ngày vào ngày… tháng này.
- I request you to grant me … days of emergency leave for this reason. – Tôi mong anh cho tôi nghỉ phép … ngày vì lý do khẩn cấp này.
- I am writing this letter to let you know about my requirement for an important unexpected leave. – Tôi viết thư này để anh biết về mong muốn xin nghỉ phép quan trọng và bất ngờ của tôi.
- This letter concerns my request regarding my leave from … to …(date). – Thư này là về việc tôi xin nghỉ phép từ ngày… đến ngày …
Một số lưu ý khi viết thư
- Tiêu đề thư nên rõ ràng: Một điều cần thiết và vô cùng quan trọng là tiêu đề thư nên rõ ràng về mục đích xin nghỉ phép. Nhiều người quản lý quá bận nên chỉ để ý mỗi tiêu đề và lý do xin nghỉ phép do họ không có nhiều thời gian.
- Nội dung cần ngắn gọn: Trước khi nghỉ phép, bên cạnh gửi thư, bạn cũng gửi email xin nghỉ phép cho cấp trên. Khi đó, thư xin nghỉ phép thực chất là bản tóm tắt nội dung email xin nghỉ phép, nên bạn không cần nhắc lại quá nhiều nội dung trong email. Với thư xin nghỉ phép, bạn chỉ cần đề cập ngày xin nghỉ phép và lý do xin nghỉ phép là đủ.
Hướng dẫn cách đặt tiêu đề thư
Tiêu đề thư là phần bắt buộc phải có trong mỗi bức thư. Một tiêu đề thư hoàn chỉnh là một tiêu đề nói lên được nội dung chính và đầy đủ của bức thư. Bạn có thể tham khảo những cách đặt tiêu đề như sau:
[Reason] leave application
Ex: Maternity leave application, Sick leave application,…
[Tên nhân viên] – Ask for ….leave on/from… to….
Ex: Nguyen Van A – Ask for sick leave on 23rd May 2019
Tuy nhiên, bạn nên ưu tiên đặt tiêu đề theo cách thứ hai, do tiêu đề này chứa đầy đủ nội dung chính cần thiết để Giám đốc/ Quản lý có thể ngay lập tức nắm được nội dung bức thư.
Xem thêm: Các tháng trong tiếng Anh
3. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Dưới đây là một số bức thư mẫu mà các bạn có thể tham khảo để tự viết cho mình một bức thư hoàn chỉnh.
Employee Name: ………………………………………………………………………………………..
Employee Address: ………………………………………………………………………………………
Employee Personal Phone Number: …………………………………………………………
Position: ………………………………………………………………………………………………………..
Date: …………………………………………………………………………………………………………….
Department: ………………………………………………………………………………………………….
Subject: Nguyen Van B – Ask for wedding leave application from 12nd to 15th December 2019
Dear Mr. A,
I would like to request a leave of absence, from December 12nd to December 15th. The reason is that I have caught the flu yesterday, December 11st, so, I will need to take a rest at home. Please let me know if I can provide any further information regarding this request.
Thank you very much for your consideration.
With kind regards,
Nguyen Van B
Dịch:
Tên nhân viên:………………………………………..…………………………………………..……..
Địa chỉ nhân viên: ………………………………………..…………………………………………..….
Số điện thoại cá nhân của nhân viên: …………………………………………………………
Chức vụ:……………………………………………………………………………………..…………………
Ngày:……………………………………………………………………………………..……………………..
Phòng ban: ……………………………………………………………………………………..…………..
Tiêu đề: Nguyễn Văn B – Đơn xin nghỉ phép do bận việc cưới xin từ ngày 12 đến ngày 15 tháng 12 năm 2019
Kính gửi/ thưa ông A,
Tôi muốn xin nghỉ phép, từ ngày 12 tháng 12 đến ngày 15 tháng 12. Lý do là tôi đã bị cúm vào ngày hôm qua, ngày 11 tháng 12, và vì vậy, tôi sẽ cần nghỉ ngơi tại nhà. Xin ông vui lòng cho tôi biết rằng liệu tôi có cần cung cấp thêm thông tin liên quan đến yêu cầu này hay không.
Xin cảm ơn ông rất nhiều.
Trân trọng,
Nguyễn Văn B
Xem thêm bài viết liên quan:
- 7 lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh và cách khắc phục
- Hướng dẫn các bước viết email cung cấp thông tin bằng tiếng Anh
- Yêu cầu giúp đỡ lịch sự trong tiếng Anh – Tiếng Anh Công sở
4. Cách viết mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Giống như cách viết email bằng tiếng Việt, bạn cần phải tuân theo một số quy tắc để đảm bảo rằng nó được trình bày một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Tiêu đề email: Tùy thuộc vào hoàn cảnh, hãy viết một tiêu đề xin nghỉ phép phù hợp với lý do nghỉ phép của mình. Hoặc chỉ đơn giản là đặt tiêu đề email là: Requesting leave of absence (Yêu cầu nghỉ phép) – [Tên của bạn]
- Lời chào: Ngay cả khi bạn là bạn bè, có quan hệ tốt với sếp thì phải cần phải có lời chào đúng cách trong một email chính thức. Mở đầu bằng: Dear sir , Dear Ms/Mr [Tên sếp] hay điều gì đó tương tự.
- Đoạn mở đầu: Bắt đầu email của bạn với yêu cầu xin nghỉ cũng như thời gian bạn xin nghỉ (ngày bắt đầu và kết thúc).
- Nội dung: Giải thích rõ ràng lý do tại sao bạn cần những ngày nghỉ này. Điều này giúp hạn chế những hiểu lầm có thể xảy ra giữa bạn và sếp bởi họ hiểu được vì sao bạn lại đưa ra yêu cầu này.
- Đoạn cuối cùng: Ở đây bạn sẽ giải thích cách công việc được giải quyết khi bạn vắng mặt, cách bạn lên kế hoạch để công việc có thể được tiếp nhận bởi một người khác dễ dàng nhất (ví dụ như ghi chú chi tiết về dự án đang phụ trách,..). Và đừng quên cách có thể liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp.
- Kết luận: Kết thúc email của bạn với lời cảm ơn công ty và sếp xem xét yêu cầu của bạn. Tên và chữ ký của bạn.
Các mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh để bạn tham khảo
Mẫu xin nghỉ phép để đi du lịch
Mẫu 1
Subject: Application of leave for 10 days.
Dear Sir,
I wish to apply for 10 working days leave from the 15th of August 2013 till the end of the month (15th – 30th August 2013) as I am going on a family vacation.
I would like to have your approval on my leave of 10 days. All my responsibilities and the outstanding work will be taken care of by me before I leave.
Looking forward to a positive reply at the earliest!
Thanking you.
Yours sincerely,
Ramesh Iyer.
Content Manager.
Mẫu 2
Dear Mr./Ms. Last Name:
I would like to request a thirty-day leave of absence for personal reasons. If possible, I would like to leave work on July 1 and return on August 1.
If approved, I will be traveling during this period, but I would be glad to assist with any questions via email or phone.
Thank you very much for your consideration.
Sincerely,
Your Signature (hard copy letter)
Your Typed Name
Mẫu xin nghỉ phép vì lý do gia đình
Subject: Requesting a leave of absence
Dear Mr/Mrs _____,
I am writing to request your approval for a day off on [ngày] for a family matter.
Thank you very much for your consideration and I am looking forward to your decision at your earliest convenience.
Sincerely,
[tên của bạn]
Mẫu xin nghỉ để chữa bệnh
Subject: Requesting a leave of absence
Dear Mr. Smith:
I would like to request a leave of absence for medical reasons. I will be having hernia surgery on September 1 and expect to return to work approximately three weeks later.
I can provide written documentation from the surgeon, if necessary.
Thank you very much for your consideration.
Sincerely,
Your Name
Cách viết đơn xin phép nghỉ học
Date: (Ngày tháng viết đơn)
Title: Letter requesting for (số ngày muốn nghỉ, ví dụ: one, two…) of leaving
Content:
My name is (…) and I’m in class (…). I would like to request from you to allow me to have a (…) day(s) (nếu là trên 2 ngày thì phải có s) leave. I would like to use this time to be able to use this free time for me to recover myself (hoặc bất cứ lý do nào khác bạn muốn). Due to my health is in bad condition, I may not be able to come back to school until I get better. I will just use my leave credits in exchange for these requests if this will not be granted. Hoping for your feedback with regards to my concern.
Thank you and regards,
Tên bạn.
5. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh
Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh hay còn có tên gọi khác là Letter of resignation, Goodbye Letter hoặc Farewell Letter. Thông qua đó, bạn bày tỏ nguyện vọng được thôi công việc hiện tại và mong quản lý sẽ chấp thuận trong tiếng Anh công sở.
Trước tiên hãy cùng Unia.vn tìm hiểu một số cụm từ tiếng Anh thông dụng dành cho đơn xin nghỉ việc của bạn:
- Resign: Từ chức, xin thôi việc.
- Resignation letter = Letter of Resignation: Đơn xin nghỉ việc.
- I made a difficult decision, sir and here is my letter of resignation: Thưa ngài tôi đã có một quyết định khó khăn và đây là lá đơn xin nghỉ việc của tôi.
- I quit because I want to spend more time for my parents: Tôi xin nghỉ việc bởi vì tôi muốn dành nhiều thời gian chăm sóc bố mẹ mình hơn.
- I want to change my environment: Tôi muốn thay đổi môi trường làm việc của mình.
- I quit because I want to try something different: Tôi nghỉ việc vì tôi muốn có cơ hội thử một công việc khác).
Ở phần này UNI Academy xin đưa ra 2 mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh tới các bạn.
Mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh 1
Họ tên đầy đủ của bạn
Tên của công ty
Ngày tháng năm bạn viết đơn
Dear Mr. [tên quản lý của bạn],
Tiêu đề: Letter of resignation from the post of [điền vị trí công việc của bạn vào đây] from [tên công ty].
I hereby tender my resignation from the position of [vị trí công việc của bạn] from [ngày mà bạn sẽ nghỉ việc]. This may kindly be treated as my notice period and be relieved from [ngày mà bạn sẽ nghỉ việc].
This decision has been very difficult for me. However, I have been offered an opportunity that I feel with assisting me in my career growth.
As detailed in the employment contract I once again request you to treat this as my notice period and relieve me from the closing hours from my duties on [ngày nghỉ việc].
At the outset, I would like to thank my management and all my colleagues for the extraordinary support rendered to me in fulfilling the tasks given to me during the tenure of my office in this company.
Thanking you in advance.
Yours sincerely
[Chữ ký của bạn]
Mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh 2
Dear Mr./Ms. [tên của quản lý hay giám đốc],
I would like to inform you that I am resigning from my position as [vị trí công việc mà bạn đang đảm nhận] for the [tên của công ty bạn đang làm việc], effective [ngày tháng bạn sẽ thôi việc].
I wish to thank you in particular and all my colleagues for the opportunities given to me for the professional and personal development that I had undergone during the last five years. I have enjoyed every moment of working for this company and appreciate the support provided me during my tenure with the company.
If I can be of any help during this transition, please let me know.
Sincerely,
[Chữ ký của bạn]
Hy vọng với những gợi ý trên của Unia.vn về cách viết mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh trên sẽ giúp bạn có thể dễ dàng viết một bức thư nhanh chóng, không mất nhiều thời gian và có thể truyền tải mục đích của mình người nhận.
